КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПОСТАНОВА

від 4 листопада 2015 р. № 890 Київ

Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля

З метою запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля, підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення Електронного реєстру апостилів, що додається.

2.

3. Міністерству юстиції:

1) вжити заходів щодо:

запровадження Реєстру до 9 листопада 2015 р.;

забезпечення до 15 грудня 2015 р. наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:

- посадових осіб Міністерства юстиції, уповноважених на проставлення апостиля;

- посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану; державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців; нотаріусів; суддів.

До наповнення Реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів уповноважені особи Міністерства юстиції, відповідальні за проставлення апостиля, використовують наявні зразки на паперових носіях;

2) визначити порядок та форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів.

4. Рекомендувати:

1) Державній судовій адміністрації за формою, встановленою відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови:

протягом місяця передати Міністерству юстиції інформацію щодо зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів;

забезпечити в разі настання відповідних змін подання Міністерству юстиції протягом трьох робочих днів оновленої інформації;

2) державним органам, установам, організаціям подавати на запит відповідного уповноваженого органу, визначеного пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р.

5. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади забезпечувати подання у триденний строк на запит відповідного уповноваженого органу, визначеного пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 “Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів”, відомостей за формою, визначеною відповідно до підпункту 2 пункту 3 цієї постанови.

6. Установити, що:

1) апостиль на офіційних документах проставляється та заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

2) на електронний документ, який містить візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля, накладається кваліфікований електронний підпис такої особи та кваліфікована електронна печатка уповноваженого органу згідно з вимогами законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

3) склад, порядок розміщення обов’язкових реквізитів апостиля у формі електронного документа повинні відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

4) візуальна форма апостиля на папері повинна відображати дані, які він містить, в електронній формі, зокрема візуальне відображення зразка підпису (відцифрованого підпису) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля.

ПОРЯДОК

ведення Електронного реєстру апостилів

1. Цей Порядок регулює ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) та внесення до нього відомостей про проставлення Мін’юстом відповідно до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 “Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” (Офіційний вісник України, 2003 р., № 4, ст. 120) апостиля на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і у відповідному випадку автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ (далі - офіційні документи).

Внесення до Реєстру відомостей про проставлення апостиля іншими уповноваженими органами здійснюється згідно з цим Порядком у разі прийняття відповідного рішення про приєднання до Реєстру таким органом.

Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостиля здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостиля і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру.

2. Терміни, що вживаються в цьому Порядку, мають таке значення:

Реєстр - єдина державна інформаційно-комунікаційна система, що містить відомості про проставлені апостилі, зразки відбитків печаток та зразки підписів посадових осіб уповноважених органів, а також відомості про зразки відбитків печаток та/або штампів державних органів, установ, організацій (далі - орган), зразки підписів посадових осіб чи інших уповноважених законом осіб (далі - посадові особи), які мають право на скріплення підписом та печаткою та/або штампом офіційних документів, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів), у разі прийняття рішення про приєднання до Реєстру відповідним уповноваженим органом;

держатель Реєстру - Мін’юст, який забезпечує ведення Реєстру;

адміністратор Реєстру - державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту, яке забезпечує технічне та технологічне створення і супроводження програмного забезпечення Реєстру, забезпечує надання доступу уповноваженим органам до Реєстру, збереження та захист даних, що містяться в Реєстрі, а також підтримання в актуальному стані, оновлення відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

уповноважений орган - компетентний орган, визначений пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 “Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів”, який проставляє апостиль відповідно до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, у разі прийняття таким органом рішення про приєднання до Реєстру відповідно до абзацу другого пункту 1 цього Порядку;

реєстраційний номер апостиля - унікальний номер, який формується автоматично за допомогою програмного забезпечення Реєстру під час реєстрації відомостей про проставлення апостиля та забезпечує його ідентифікацію.

3. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують формування апостиля у вигляді електронного документа, захист відомостей, що містяться в Реєстрі, від несанкціонованих дій, пошук записів, внесених до Реєстру, надання інформації з Реєстру.

Право власності, майнові права інтелектуальної власності на складові інформаційно-комунікаційної системи Реєстру належать державі.

4. Реєстрація відомостей про проставлення апостиля проводиться шляхом внесення запису до Реєстру.

5. Внесення до Реєстру запису про проставлений апостиль здійснюється уповноваженим органом.

6. До Реєстру вносяться відомості про апостилі, проставлені після його запровадження, а у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього Порядку, – з дати, визначеної рішенням уповноваженого органу.

7. Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця.

До заяви про проставлення апостиля додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія.

Документом, що підтверджує внесення плати, є квитанція, видана банком, платіжне доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, квитанція (чек) поштового відділення зв’язку.

Відомості щодо документів про оплату послуг з проставлення апостиля, документів, що підтверджують право на звільнення від оплати, чи щодо їх засвідчених в установленому порядку копій зберігаються в Реєстрі протягом трьох років після реєстрації апостиля і після закінчення зазначеного строку підлягають виключенню.

8. Внесення до Реєстру запису про апостиль, проставлений після запровадження Реєстру, здійснюється в разі відсутності підстав для відмови у проставленні апостиля і підтверджується написом “Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)”, розміщеним під апостилем.

9. Запис про апостиль містить такі відомості:

назву і дату видачі офіційного документа, на якому проставляється апостиль;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, яка підписала офіційний документ, на якому проставлено апостиль, а стосовно офіційних документів, які не підписані, - найменування органу, що проставив відбиток печатки або штампа;

дату проставлення апостиля;

найменування уповноваженого органу, який проставив апостиль;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, яка проставила апостиль;

реєстраційний номер апостиля.

10. Уповноважений орган відмовляє у внесенні до Реєстру запису про апостиль у разі відмови в його проставленні, про що в Реєстрі робиться відмітка та формується електронний документ про відмову.

11. У разі виявлення помилки в тексті апостиля заявник звертається до уповноваженого органу з пред’явленням оригіналу апостиля, в якому допущено помилку. Після надходження заяви про допущення помилки уповноважений орган перевіряє відповідність відомостей, що містяться в Реєстрі, інформації, наведеній у заяві. У разі підтвердження такого факту апостиль та запис про реєстрацію в Реєстрі анулюються.

Проставлення апостиля і внесення нового запису до Реєстру у зв’язку з виявленням помилки проводиться безоплатно.

12. Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно через веб-сайт, що ведеться адміністратором Реєстру.

13. Пошук в Реєстрі відомостей про проставлений апостиль здійснюється за його реєстраційним номером та датою видачі.

14. За результатами пошуку в Реєстрі відомостей про проставлений апостиль інформація надається у формі зображення проставленого апостиля.

15. Інформацію з Реєстру на підставі письмового запиту отримують суди (судді), органи досудового розслідування, органи ДПС та інші органи державної влади, якщо запит зроблено у зв’язку із здійсненням ними повноважень, визначених законом.

Інформація надається уповноваженим органом у вигляді інформаційної довідки, що містить унікальний номер довідки, дату та час її формування, відомості про заявника, який звернувся за наданням довідки, відомості, за якими здійснювався пошук інформації в Реєстрі, відомості запису про апостиль, зазначені в пункті 9 цього Порядку, протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

17. До відомостей Реєстру про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів мають право доступу, використовують у процесі проставлення апостиля на офіційних документах, а також мають право на подання про внесення відповідних змін до таких записів Реєстру відповідні уповноважені органи.

22. Реєстр містить такі відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів:

повне найменування органу, його місцезнаходження;

відомості про посадову особу (найменування посади, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

період, протягом якого відповідна посадова особа здійснює (здійснювала) повноваження;

зразки підписів, відбитків печаток, штампів.

У разі коли посадовою особою є нотаріус, додатково зазначається номер свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

23. У разі припинення повноважень посадової особи уповноваженого органу, яка скріплює підписом та печаткою та/або штампом офіційні документи, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, про це робиться запис у Реєстрі. Відомості про таку особу з Реєстру не виключаються.