<<
>>

НАКАЗ від 02.03.2015 № 295/5 "Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)". Мін'юст України. 2015

Документ актуальний на 15.11.2016
завантажити документ, актуальний на поточний час

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

02.03.2015  № 295/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

04 березня 2015 р.

за № 251/26696

Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції

№ 232/5 від 19.01.2021}

Відповідно до статті 18 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (із змінами) НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

Міністр

П. Петренко

ПОГОДЖЕНО:

Голова Державної архівної служби України

Т.І. Баранова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції

України

02.03.2015 № 295/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

04 березня 2015 р.

за № 251/26696

ПОРЯДОК

виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)

І.

Загальні положення

1. Цей Порядок установлює основні вимоги до виконання соціально-правових запитів юридичних та фізичних осіб, інших видів запитів, визначених підпунктом 4.2 пункту 4 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116, на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок, копій або витягів з документів.

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, місцеві державні архівні установи, архівні установи органів місцевого самоврядування, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій (далі - архіви).

3. Запит фізичної особи соціально-правового характеру, майновий може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

{Пункт 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

4. Надання документної інформації за запитами юридичних та фізичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання документів, види яких визначено підпунктом 4.3 пункту 4 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

{Абзац перший пункту 4 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

{Абзац другий пункту 4 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

Документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом в електронному або паперовому вигляді відповідно на адресу електронної пошти або поштову адресу, зазначену у запиті.

{Абзац другий пункту 4 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

5. Графік особистого прийому громадян доводиться до відома громадян шляхом розміщення на інформаційних стендах у вестибюлі архіву, на офіційному вебсайті архіву, оприлюднення в інший спосіб.

У випадку тимчасового припинення ведення архівом особистого прийому громадян (протиепідемічні обмеження, надзвичайна ситуація тощо) прийом запитів фізичних осіб на цей період здійснюється поштовим зв’язком та електронною поштою. Архівні довідки (копії, витяги), інші документи, оформлені на бланку архіву та засвідчені гербовою печаткою архіву, надсилаються на поштову адресу, зазначену у запиті заявника (заявниці), у сканованій копії - на його (її) адресу електронної пошти.

{Пункт 5 розділу I доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

На інформаційних стендах у вестибюлі архіву, на офіційному вебсайті архіву або в інший спосіб розміщується повідомлення про строк та причини припинення ведення архівом особистого прийому громадян. У разі потреби та за наявності технічних можливостей у цей період архівом запроваджується прийом фізичних осіб за попереднім записом / електронною реєстрацією.

{Пункт 5 розділу I доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

{Пункт 5 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

ІІ. Порядок виконання запитів

1. Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі - запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.

{Абзац другий пункту 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

Запит фізичної особи за можливості оформлюється друкарським способом.

{Пункт 1 розділу II доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 232/5 від 19.01.2021}

2. Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.

3. Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

ІІІ. Оформлення архівних довідок, копій і витягів

1. Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. При цьому зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.

Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази (за відсутності наказів з особового складу можуть бути використані накази з основної діяльності), особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відмітки про періоди роботи.

Наявні в особових справах аркуші з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноручно заповнені фізичною особою, на яких відсутні відмітки відділу кадрів про перевірку наведених у них відомостей за оригіналами документів або довідками, не можуть бути підставою для оформлення архівних довідок про підтвердження трудового стажу.

2. До архівної довідки для призначення пенсії або перерахунку пенсії включаються відомості, визначені Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року № 22-1, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2005 року за № 1566/11846 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07 липня 2014 року № 13-1).

Архівна довідка про заробітну плату оформлюється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.

Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що діяли в період, за який витребується інформація. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.

У випадках, коли архів не має можливості видати архівну довідку про заробітну плату з розшифровкою виплачених сум за видами заробітку, він видає архівну довідку, що відповідає даним, наявним в архівних фондах.

Виписки зі штатного розпису про посадовий оклад, профспілкові квитки, квитки партій та рухів, громадських об’єднань, показання свідків не можуть бути підставою для оформлення архівних довідок про заробітну плату.

3. Архівні довідки про військову службу, у тому числі у складі діючої армії в період бойових дій, під час виконання інтернаціонального обов’язку, оформлюються галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

4. Підставою для оформлення архівних довідок про освіту є відомості про періоди навчання та закінчення навчального закладу за місцем навчання.

За відсутності в документах архіву відомостей про закінчення навчального закладу в архівній довідці зазначається інформація про тривалість навчання в навчальному закладі у відповідні роки, закінчення повного навчального періоду (курсу, класу) або окремих його етапів.

Зважаючи на зміст запиту, архівна довідка про освіту може містити відомості з документа про освіту та з додатка до нього.

Відомості про навчання в різних закладах надаються в одній довідці.

5. До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводились роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.

6. Підставою для оформлення архівних довідок про нагородження є списки нагороджених, офіційно затверджені державними органами, а також накази та списки, підписані керівником юридичної особи, що мають посилання на відповідний наказ.

7. Підставою для оформлення архівних довідок про нещасні випадки на виробництві, лікування є акти про нещасні випадки, книги обліку і реєстрації аварій, катастроф, нещасних випадків та документи з розслідування їх причин.

8. Архівні довідки, копії і витяги (виготовлені засобами друку) оформлюються на бланку архіву із зазначенням назви документа («Архівна довідка», «Архівна копія», «Архівний витяг»), засвідчуються підписом керівника архіву (архівні довідки - також підписом начальника відповідного структурного підрозділу) і гербовою печаткою архіву.

На період відсутності начальника відповідного структурного підрозділу архівні довідки підписує працівник архіву, на якого покладено виконання обов’язків начальника.

9. Текст архівних довідок повинен відповідати суті запиту і не повинен містити зайвих слів. При вміщенні в архівну довідку витягів з документів вони обов’язково беруться в лапки. Найменування організації (установи, підприємства), в якій працювала або навчалася фізична особа, в тексті архівної довідки наводиться повністю, при повторних згадуваннях дозволяється використання офіційних скорочень. Якщо найменування організації (установи, підприємства) змінювалося, в архівній довідці зазначається лише найменування, яке було у той період, про який йдеться в запиті.

10. Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту архівної довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певних фактів.

11. Прізвище, ім’я та по батькові особи, стосовно якої запитується інформація, подаються згідно з архівними документами. Різночитання, невідповідність їх написання в запиті та в архівних документах позначаються словами «так у документах».

12. У тексті архівної довідки застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 квітня 1949 року.

13. У тексті архівних довідок не дозволяється робити виправлення, не допускаються коментарі та власні висновки виконавця.

14. Роз’яснення щодо виявлених у документах відомостей, пояснення до документів, стосовно яких є сумніви в їх достовірності, нерозбірливо написаних, виправлених автором, пошкоджених (втрачений текст), викладаються у довідці після зазначення пошукових даних або у супровідному листі.

15. Якщо архівна довідка через об’єктивні причини є неповною відповіддю на запит, текст архівної довідки закінчується словами «Інших відомостей не виявлено».

16. Після тексту архівної довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справи, аркушів), або назва документа, що є підставою для видачі архівної довідки.

В архівних копіях/витягах, виготовлених засобами друку, пошукові дані наводяться після тексту, у виготовлених фото- або електрографічним способом, - на звороті кожного аркуша.

17. Якщо текст архівної довідки не вміщується на лицьовому боці бланка, він переноситься на зворотний бік. Архівна довідка, обсяг якої становить два і більше аркушів, має бути прошита у спосіб, що унеможливлює її роз’єднання без порушення цілісності. Кількість прошитих аркушів скріплюється підписом особи, яка видала архівну довідку, і печаткою, а місце з’єднання аркушів обов’язково засвідчується гербовою печаткою архіву. В архівних копіях, виготовлених засобами друку, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті кожного аркуша, в архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, - на звороті останнього аркуша.

18. Архівна довідка оформлюється державною мовою, повинна мати реєстраційний номер та дату оформлення. Копія архівної довідки засвідчується виконавцем і залишається у відповідній діловодній справі архіву.

19. Архівні копії та витяги оформлюються в такому самому порядку, як й архівні довідки. В архівному витягу назва оригіналу документа, його номер та дата зазначаються повністю, текст витягу оформлюється мовою оригіналу документа. Архівні витяги мають вичерпати всі наявні дані за запитом; пропуски у тексті окремих слів, речень позначаються трикрапкою. У разі необхідності до тексту архівної копії/витягу можуть робитися відповідні застереження щодо нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не підлягають прочитанню, слів, а також зовнішніх особливостей оригіналу («так у документах»).

20. Працівники архіву відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.

21. Діловодство щодо виконання запитів юридичних та фізичних осіб ведеться окремо від загального діловодства архіву.

Директор Департаменту

взаємодії з органами влади

Н.А. Козловська


Публікації документа

  • Офіційний вісник України від 13.03.2015 — 2015 р., № 18, стор. 229, стаття 511, код акта 75945/2015

= завантажити законодавчий акт, актуальний на поточний час =
<< | >>

Мін'юст України:

  1. НАКАЗ від 12.01.2021 № 97/5 "Про затвердження Змін до Положення про центри з надання безоплатної вторинної правової допомоги". Мін'юст України. 2021 рікк
  2. НАКАЗ від 11.01.2021 № 78/5 "Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 27 лютого 2017 року № 680/5". Мін'юст України. 2021 рікк
  3. НАКАЗ від 11.01.2021 № 78/5 "Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 27 лютого 2017 року № 680/5". Мін'юст України. 2021 рікк
  4. НАКАЗ від 14.01.2021 № 150/5/6 "Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України, Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 27 лютого 2017 року № 675/5/37". Мін'юст України. 2021 рікк
  5. НАКАЗ від 19.01.2021 № 232/5 "Про внесення змін до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)". Мін'юст України. 2021 рікк
  6. НАКАЗ від 20.01.2021 № 243/5 "Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів з питань судово-експертної діяльності". Мін'юст України. 2021 рікк
  7. НАКАЗ від 04.02.2021 № 423/5 "Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 23 червня 2011 року № 1707/5". Мін'юст України. 2021 рікк
  8. НАКАЗ від 29.01.2021 № 343/5 "Про встановлення вартості однієї експертогодини у 2021 році". Мін'юст України. 2021 рікк
  9. НАКАЗ від 01.02.2021 № 370/5/50 "Про затвердження Порядку електронної інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань та Єдиною державною інформаційною системою у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення". Мін'юст України. 2021 рікк
  10. НАКАЗ від 29.01.2021 № 340/5 "Про затвердження уніфікованої форми акта, складеного за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб’єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації". Мін'юст України. 2021 рікк
  11. НАКАЗ від 27.01.2021 № 307/5 "Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України". Мін'юст України. 2021 рікк
  12. НАКАЗ від 02.02.2021 № 393/5 "Про внесення змін до Примірного положення про порядок надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру". Мін'юст України. 2021 рікк
  13. НАКАЗ від 18.02.2021 № 638/5 "Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства". Мін'юст України. 2021 рікк
  14. НАКАЗ від 18.02.2021 № 640/5 "Про внесення змін до Порядку проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад директорів науково-дослідних установ судових експертиз Міністерства юстиції України". Мін'юст України. 2021 рікк
  15. НАКАЗ від 04.02.2021 № 429/5 "Про затвердження Змін до Положення про державну реєстрацію друкованих засобів масової інформації". Мін'юст України. 2021 рікк
  16. НАКАЗ від 23.02.2021 № 682/5 "Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 26 червня 2002 року № 57/5". Мін'юст України. 2021 рікк
  17. НАКАЗ від 12.02.2021 № 536/5 "Про затвердження Змін до додатків до акта надання безоплатної вторинної правової допомоги". Мін'юст України. 2021 рікк
  18. НАКАЗ від 02.03.2021 № 809/5/133 "Про затвердження Порядку надання Державною податковою службою України інформації, необхідної для забезпечення порядку і умов виконання та відбування кримінальних покарань". Мін'юст України. 2021 рікк
  19. НАКАЗ від 24.02.2021 № 722/5 "Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів з питань судово-експертної діяльності". Мін'юст України. 2021 рікк
  20. НАКАЗ від 22.02.2021 № 663/5 "Про внесення змін до Положення про Спадковий реєстр". Мін'юст України. 2021 рікк
- Антимонопольний комітет - Верховний Суд України - Вищий адміністративний суд України - Вищий господарський суд - Вищий спеціалізований суд - Генеральна прокуратура України - ДА електронного урядування - Державіаслужба України - Державні утворення на території України (1917-1920) - Держатомрегулювання - Держаудитслужба України - Держкомтелерадіо України - Держкордонслужба України - Держнаглядохоронпраці України - Держспецзв’язок - Держспоживстандарт України - Держстат України - Держфінпослуг України - ДКА України - Закони України - Законодавство Української РСР - Кабінет Міністрів України - Кодекси України - Конституційний Суд України - МВС України - МЗС України - Міжнародні документи, ратифіковані Верховною Радою України - Міжнародні угоди України - Мін'юст України - Мінагрополітики України - Мінекономрозвитку України - Міненерговугілля України - Мінінфраструктури України - Мінкультури України - Мінмолодьспорт України - Міноборони України - Мінприроди України - Мінрегіон України - Мінсоцполітики України - Мінфін України - МІП - МНС України - МОЗ України - МОН України - МТОТ - Нацдержслужба України - Національне агентство з питань запобігання корупції - Національне антикорупційне бюро України - Національний банк України - Нацком.енергетики - Нацкомфінпослуг - Нацрада телерадіомовлення - НКРЗІ - НКЦПФР - Основний Закон України - Пенсійний фонд України - Постанови Верховної Ради України - Президент України - РНБО України - Розпорядження Голови ВР України - Розпорядження Кабінета Міністрів України - Служба безпеки України - Служба зовнішньої розвідки - Укрдержархів - Управління державної охорони - Фонд гарант.вкладів фізич.осіб - Фонд державного майна - Фонд соцстраху по безробіттю - Фундаментальне законодавство України - Центрвиборчком України -