Деякі питання проведення верифікації актових записів цивільного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Установити, що:

актовий запис цивільного стану, відомості якого відповідають Алгоритму автоматизованої перевірки відомостей актових записів цивільного стану (далі - Алгоритм), що додається, вважається таким, що перевірений (верифікований) системою, про що йому автоматизованим способом присвоюється статус «верифіковано системою»;

актовий запис цивільного стану, відомості якого не відповідають Алгоритму, вважається таким, що не перевірений (не верифікований) системою, про що йому автоматизованим способом присвоюється статус «не верифіковано системою»;

актовий запис цивільного стану, на який накладено кваліфікований електронний підпис посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, вважається таким, що перевірений (верифікований) реєстратором, про що йому під час його підписання автоматизованим способом присвоюється статус «верифіковано»;

накладення кваліфікованого електронного підпису посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану при внесенні актових записів цивільного стану до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр), внесенні змін до актових записів цивільного стану, які містяться в ньому, є обов’язковим за наявності відповідної технічної можливості в Реєстрі.

2. Адміністратору Реєстру у шестимісячний строк з дня набрання чинності цим наказом забезпечити:

проведення автоматизованої перевірки відомостей актових записів цивільного стану, складених відділами державної реєстрації актів цивільного стану за допомогою програмного забезпечення Реєстру та внесених до Реєстру у порядку, визначеному законодавством, на підставі яких видавались свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану після 01 січня 2009 року, за Алгоритмом, що додається;

реалізацію технічної можливості накладення кваліфікованого електронного підпису посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану при внесенні відомостей актових записів цивільного стану до Реєстру та у разі внесення змін до актових записів цивільного стану, які містяться в ньому.

3.

4. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є. та заступника Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Орлова С. відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

ЗМІНИ

до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України

1. Абзац шостий пункту 2 розділу IV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5) викласти в такій редакції:

«Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану під час повторної видачі свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян не проводиться, якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором цього Реєстру або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.».

2. У Правилах внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793:

1) абзац п’ятий пункту 2.7 розділу II викласти в такій редакції:

«Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.»;

2) абзац четвертий пункту 3.9 розділу III викласти в такій редакції:

«Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.».

3. У главі 2.1 розділу II Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженій наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованій у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382:

1) перше речення абзацу другого пункту 2.1.6 доповнити словами: «та їх відповідність паперовому носію, достовірність яких засвідчується кваліфікованим електронним підписом посадової особи, яка здійснювала перевірку»;

2) у пункті 2.1.7:

перше речення абзацу третього доповнити словами: «, достовірність яких засвідчується кваліфікованим електронним підписом посадової особи, яка здійснювала перевірку»;

абзац шостий викласти в такій редакції:

«Реєстратор видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України або якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Реєстру або на нього накладено кваліфікований електронний підпис посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану.».

АЛГОРИТМ

автоматизованої перевірки відомостей актових записів цивільного стану

1. Цей алгоритм установлює порядок проведення адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр) автоматизованої перевірки відомостей актових записів цивільного стану, складених відділами державної реєстрації актів цивільного стану за допомогою програмного забезпечення Реєстру та внесених до Реєстру у порядку, визначеному законодавством, на підставі яких видано свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану після 01 січня 2009 року.

2. Для проведення автоматизованої перевірки актових записів цивільного стану, визначених у пункті 1, використовуються автоматизовані методи (скрипти), які дозволяють встановити якість заповнення відповідних полів актових записів цивільного стану.

3. Актові записи повинні відповідати таким вимогам:

1) дати складання актового запису, народження осіб, відносно яких складено актовий запис, більше 01.01.1900 та заповнено відповідно до встановленого програмним забезпеченням Реєстру формату повної дати (число/місяць/рік);

2) відомості про стать в актових записах про народження, смерть та зміну імені обрано згідно з переліком, запропонованим програмним забезпеченням Реєстру, зокрема чоловіча, жіноча;

3) наявні відомості щодо власного імені осіб, відносно яких складено актовий запис, крім актового запису про народження, у якому мають бути зазначені відомості про прізвище та власне ім’я особи;

4) прізвища та власні імена осіб, відносно яких складено актовий запис, не починаються із символа «-».