ПОЛОЖЕННЯ

про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Служби безпеки України

1.

ЕПК є постійно діючим органом Галузевого державного архіву СБУ (далі - ГДА СБУ).

2. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами СБУ, Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

3. До складу ЕПК, який затверджується наказом Центрального управління СБУ за погодженням із Головою Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів), входять фахівці з архівної справи і діловодства, представники науково-дослідних установ та інші фахівці СБУ.

Головою ЕПК призначається заступник начальника ГДА СБУ, секретарем - один зі співробітників ГДА СБУ, до посадових обов’язків якого віднесено формування НАФ.

Голова ЕПК організовує роботу ЕПК згідно з річним планом, затвердженим начальником ГДА, і звітує перед ним про проведену роботу.

Секретар комісії за рішенням її голови забезпечує скликання засідань ЕПК, складає протоколи, доводить до відома підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ, рішення ЕПК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде і забезпечує збереженість документації ЕПК.

4.

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної ЕК.

5. ЕПК приймає рішення про:

1) схвалення та подання Центральній експертно-перевірній комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА СБУ, для його схвалення і подання на затвердження Голові Укрдержархіву;

2) схвалення та подання на затвердження начальникові ГДА СБУ списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ;

3) схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ та подання їх на затвердження начальникам підрозділів, органів, закладів, установ СБУ;

4) погодження:

описів справ з кадрових питань (особового складу) підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ;

номенклатур справ підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ;

проектів інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та ЕК підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ;

5) схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ ГДА СБУ та подання таких документів на затвердження начальнику ГДА СБУ;

6) схвалення та подання на погодження із ЦЕПК Укрдержархіву:

актів про вилучення документів з НАФ, що зберігаються в ГДА СБУ;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, що зберігаються в ГДА СБУ;

7) схвалення проектів визначення рангу документів НАФ та подання на затвердження начальнику ГДА СБУ актів грошової оцінки документів, що зберігаються в ГДА СБУ;

8) внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли у встановленому порядку з-за кордону.

6. ЕПК стосовно підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ, має право:

контролювати дотримання встановленого порядку проведення експертизи цінності документів;

вимагати розшуку відсутніх документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу) та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

одержувати відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу);

заслуховувати на засіданнях інформацію підрозділів, органів, закладів, установ СБУ та їх ЕК про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

запрошувати на засідання членів ЕК підрозділів, органів, закладів, установ СБУ, а також інших фахівців як консультантів та експертів.

7. ЕПК інформує начальника ГДА СБУ з питань, що входять до компетенції ЕПК.

8. Засідання ЕПК проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менше ніж дві третини складу її членів.

Рішення ЕПК приймається більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова і секретар комісії.

Рішення ЕПК набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК начальником ГДА СБУ, після чого є обов’язковим для виконання всіма підрозділами, органами, закладами, установами СБУ, що перебувають у зоні комплектування ГДА СБУ.

У разі відмови начальника ГДА СБУ затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Укрдержархіву.