Про затвердження Порядку видачі актів закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України

Відповідно до частини п’ятої статті 11 Закону України «Про страховий фонд документації України», абзацу четвертого пункту 21 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631), НАКАЗУЮ:

1.

Затвердити Порядок видачі актів закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України, що додається.

2.

Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 28 вересня 2012 року № 1437/5 «Про затвердження форм та описів актів закладення технічної та проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2012 року за № 1674/21986.

3. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Рудь В.Л.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

4. Цей наказ набирає чинності з 01 червня 2025 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Васильчук В.О.

---

Порядок

видачі актів закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України

1.

Цей Порядок визначає процедуру підготовки, оформлення та видачі актів закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України.

2. Терміни в цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених в законах України «Про страховий фонд документації України», «Про публічні електронні реєстри», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та інших законодавчих актах.

3. Акт закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України (далі — Акт) оформлюється та видається за запитом правоволодільця публічним реєстратором Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі — Реєстр), який є посадовою особою або особою, яка перебуває у трудових відносинах з Укрдержархівом.

4. Один Акт оформлюється та видається на один об’єкт Реєстру.

5. Акт оформлюється у строк, який не перевищує п’яти робочих днів з дня отримання публічним реєстратором Реєстру запиту правоволодільця.

6. В оформленому в довільній формі запиті правоволодільця зазначаються:

1) найменування та ідентифікаційний код юридичної особи — правоволодільця в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) фізичної особи — правоволодільця, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання в установленому порядку відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

2) інформація про набори реєстрових даних об’єкта Реєстру, визначена підпунктами 1, 2, 5 та 9 пункту 12 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631) (далі — Порядок ведення Реєстру);

3) шляхи надсилання Акта:

з використанням технічних засобів електронних комунікацій, із зазначенням адреси електронної пошти, на яку запропоновано надіслати Акт;

з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

4) назва посади, власне ім’я, прізвище керівника (уповноваженої ним особи) — для правоволодільців юридичних осіб або власне ім’я, прізвище — для правоволодільців фізичних осіб, підписувача запиту.

Запит підписується власноручно або шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

5) дата оформлення запиту.

7.

Запит правоволодільця може оформлюватися в паперовій або електронній формі після отримання правоволодільцем інформації з Реєстру про об’єкт відповідно до пункту 22 Порядку ведення Реєстру або повідомлення від спеціальної установи страхового фонду документації про прийняття на зберігання відповідного документа страхового фонду документації базою зберігання страхового фонду документації.

Запит правоволодільця надсилається до Укрдержархіву засобами поштового зв’язку або з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади чи технічних засобів електронних комунікацій з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

У випадку тривалого, понад 3 місяці, процесу виготовлення та прийняття на зберігання документів страхового фонду спеціальна установа страхового фонду документації може безоплатно видати правоволодільцю довідку про прийняття документації для закладення до страхового фонду, яка оформлюється в довільній формі та після внесення набору реєстрових даних об’єкта до Реєстру підлягає заміні на Акт згідно з нормами цього Порядку.

8. Підставами відмови у видачі Акта є:

оформлення запиту не від правоволодільця;

відсутність реєстрових даних об’єкта у Реєстрі;

невідповідність запиту правоволодільця реєстровим даним об’єкта Реєстру;

невідповідність запиту правоволодільця вимогам пункту 6 цього Порядку.

9. Повідомлення про відмову у видачі Акта надсилається Укрдержархівом в електронній формі шляхом, визначеним у запиті правоволодільця, у строк, який не перевищує п’яти робочих днів з дня отримання публічним реєстратором Реєстру запиту правоводільця.

10. Акт містить реєстрові дані об’єкта Реєстру, визначені в підпунктах 1, 2, 4, 7, 9, 10, 17 пункту 12 Порядку ведення Реєстру та значення хеш-функції, сформовані відповідно до вимог Порядку реєстрової нумерації об’єктів Державного реєстру документів страхового фонду документації України та хеш-логування відповідних наборів даних, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 03 вересня 2024 року № 2609/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2024 року за № 1351/42696, та оформлюється за формою, наведеною у додатку до цього Порядку.

11. Номер та дата Акта оформлюються відповідно до вимог, визначених абзацом другим підпункту 14 пункту 12 Порядку ведення Реєстру.

12. В Акті обов’язково відображається QR-код, що містить інформацію, зазначену в пункті 11 цього Порядку.

13. Акт є офіційним сповіщенням правоволодільця про закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України.

14. Акт оформлюється та обліковується в системі електронного документообігу Укрдержархіву в електронній формі та підписується публічним реєстратором Реєстру, що його оформлював, шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису.

15. Акт або повідомлення про відмову у видачі Акта в паперовій формі у разі потреби створюється шляхом формування паперової копії оригіналу електронного документа, яка засвідчується в порядку, встановленому законодавством.

16. Видача Акта полягає у його надсиланні службою діловодства Укрдержархіву правоволодільцю шляхом, визначеним у запиті правоволодільця.

17. Акт оформлюється та видається безкоштовно.

---

Акт

закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України