Про затвердження Положення про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України

Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підпункту 3 пункту 10 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, з метою організації роботи з проведення експертизи цінності документів у Державній прикордонній службі України НАКАЗУЮ:

1.

Затвердити Положення про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України, що додається.

2.

Управлінню взаємодії з Державною прикордонною службою України Міністерства внутрішніх справ України (Лукашук М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків.

---

Положення

про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України

1.

Експертно-перевірна комісія (далі — ЕПК) Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України (далі — ГДА Держприкордонслужби) утворюється відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, Положення про Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України від 13 листопада 2024 року № 3273/5/754, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 листопада 2024 року за № 1701/43046, для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі — НАФ) або вилученням документів з нього, здійснення організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій з проведення експертизи цінності документів (далі — експертні комісії) Адміністрації Держприкордонслужби, регіональних управлінь, загонів морської охорони, органів охорони державного кордону, закладів освіти, науково-дослідних установ, підрозділів спеціального призначення та органів забезпечення Державної прикордонної служби України (далі — органи Держприкордонслужби).

2. ЕПК є постійно діючим органом ГДА Держприкордонслужби.

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказами Державної архівної служби України, Адміністрації Держприкордонслужби, а також цим Положенням.

4.

До складу ЕПК входять посадові особи ГДА Держприкордонслужби, структурних підрозділів Адміністрації Держприкордонслужби, у тому числі фахівці з архівної справи та діловодства.

Головою ЕПК призначається заступник начальника ГДА Держприкордонслужби, заступником голови ЕПК — посадова особа офіцерського складу ГДА Держприкордонслужби, секретарем — посадова особа ГДА Держприкордонслужби.

Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим начальником ГДА Держприкордонслужби, і звітує перед ним про проведену роботу.

У разі відсутності голови ЕПК його обов’язки виконує заступник голови ЕПК.

Секретар ЕПК за рішенням голови ЕПК забезпечує скликання засідань ЕПК, складає протоколи, доводить рішення ЕПК до відома структурних підрозділів ГДА Держприкордонслужби та органів Держприкордонслужби, здійснює облік документів, складає звітність про роботу ЕПК, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

Секретареві ЕПК надається право вимагати своєчасне подання документів на розгляд ЕПК та повертати органам Держприкордонслужби неналежним чином підготовлені документи.

У разі відсутності секретаря ЕПК його обов’язки за дорученням голови ЕПК виконує інший член ЕПК, про що зазначається в протоколі.

5. Основними завданнями ЕПК є:

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної експертними комісіями органів Держприкордонслужби;

розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах;

проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених митними органами або правоохоронними органами, конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».

6. ЕПК приймає рішення про:

1) схвалення і подання на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії (далі — ЦЕПК) Укрдержархіву списку юридичних осіб — джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА Держприкордонслужби, та затвердження його Головою Укрдержархіву;

2) схвалення описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до НАФ, підготовлених органами Держприкордонслужби, та подання таких описів на затвердження керівникам цих органів;

3) погодження:

описів справ з кадрових питань (особового складу) органів Держприкордонслужби;

номенклатур справ органів Держприкордонслужби;

інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії органів Держприкордонслужби, що є джерелами формування НАФ;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, органів Держприкордонслужби;

4) схвалення описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства ГДА Держприкордонслужби та подання таких документів на затвердження начальнику ГДА Держприкордонслужби;

5) схвалення і подання на погодження із ЦЕПК Укрдержархіву:

актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби та в органах Держприкордонслужби;

актів про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби та в органах Держприкордонслужби;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби та в органах Держприкордонслужби;

списків архівних фондів (архівних документів), що підлягають передачі від одного державного архіву до іншого в повному обсязі, а також архівних фондів (архівних документів), з яких для передачі вилучаються окремі справи (одиниці зберігання / одиниці обліку аудіовізуальних документів);

6) схвалення та подання на затвердження начальнику ГДА Держприкордонслужби актів грошової оцінки документів НАФ, що зберігаються в ГДА Держприкордонслужби;

7) внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

7. ЕПК стосовно органів Держприкордонслужби має право:

1) контролювати дотримання встановленого порядку проведення експертизи цінності документів;

2) вимагати розшуку відсутніх документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу) та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

3) одержувати відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

4) під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

5) заслуховувати на засіданнях інформацію про якість оформлення і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

6) запрошувати на засідання членів експертних комісій органів Держприкордонслужби, а також інших посадових осіб органів Держприкордонслужби (за згодою їх керівників).

8. Засідання ЕПК проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше як дві третини складу її членів.

Рішення ЕПК приймається більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформлюється протоколом, який підписують голова і секретар ЕПК, та набирає чинності з дати затвердження протоколу засідання ЕПК начальником ГДА Держприкордонслужби.

У разі відмови начальника ГДА Держприкордонслужби затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.

9. ЕПК інформує керівництво ГДА Держприкордонслужби з питань, що належать до компетенції ЕПК.