Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

Відповідно до Законів України «Про Державну прикордонну службу України», «Про військовий обов’язок і військову службу», Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 «Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України», абзацу третього пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року № 731 «Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади», з метою організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України НАКАЗУЮ:

1.

Унести зміни до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України від 06 червня 2017 року № 468, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 серпня 2017 року за № 1011/30879, виклавши її в новій редакції, що додається.

2.

Управлінню взаємодії з Державною прикордонною службою України Міністерства внутрішніх справ України (Лукашук М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків.

---

Інструкція

з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

І.

Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає організацію і механізм обліку особового складу Державної прикордонної служби України (далі — Держприкордонслужба) в Адміністрації Держприкордонслужби, розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби, регіональних управліннях, загонах морської охорони, прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах, авіаційних частинах, закладах освіти, науково-дослідній установі, органах забезпечення, підрозділах спеціального призначення (далі — органи Держприкордонслужби), на кораблях та катерах морської охорони органів Держприкордонслужби в мирний час і в особливий період.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників Держприкордонслужби (далі — працівники);

забезпечення начальників (командирів) довідковими відомостями по особовому складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення начальників (командирів) даними про штатну і облікову чисельність особового складу органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби і трудової діяльності особовим складом та розшуку військовослужбовців.

3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

ведеться постійно в будь-яких умовах діяльності органів Держприкордонслужби в порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображає штатну, облікову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні та якісні зміни, що відбуваються як у цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця та працівника.

4.

Облік особового складу організовується та ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів по особовому складу органів Держприкордонслужби та інших документів, передбачених цією Інструкцією.

5. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та кількісний (статистичний).

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних при визначенні порядку переміщення і використання особового складу. У персональному обліку мають бути відображені точні біографічні дані, проходження військової служби, трудова діяльність та інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів Держприкордонслужби особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців і працівників. З урахуванням даних кількісного (статистичного) обліку плануються доукомплектування органів Держприкордонслужби особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців та їх розподіл відповідно до наявних потреб.

Персональний, штатно-посадовий і кількісний (статистичний) обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації щодо укомплектованості органів Держприкордонслужби, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу, персональний і штатно-посадовий обліки особового складу ведуться з використанням електронного документообігу за допомогою засобів інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних систем (далі — автоматизований облік) із дотриманням вимог Законів України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про захист персональних даних».

7. Чисельність особового складу органу Держприкордонслужби поділяється на штатну, облікову, наявну.

Штатна чисельність — установлена штатом органу Держприкордонслужби чисельність військовослужбовців і працівників.

Облікова чисельність — чисельність військовослужбовців і працівників, які відповідними наказами по особовому складу зараховані до списків особового складу органу Держприкордонслужби або прийняті на роботу.

Наявна чисельність — чисельність особового складу, який відповідно до наказів по особовому складу на час проведення обліку перебуває в органі Держприкордонслужби. До наявної чисельності включаються також військовослужбовці і працівники, які на час проведення обліку відповідно до наказів по особовому складу тимчасово перебувають в органі Держприкордонслужби.

У наявній чисельності не враховуються військовослужбовці та працівники, які відповідно до наказів по особовому складу перебувають тимчасово за межами органу Держприкордонслужби (відпустка, відрядження, лікування, реабілітація у сфері охорони здоров’я (далі — реабілітація), навчання тощо).

Військовослужбовці, військову службу яким призупинено, та працівники, дію трудових договорів з якими призупинено, не входять до чисельності органів (підрозділів) Держприкордонслужби.

8. Організація обліку особового складу покладається на командирів (начальників) органів Держприкордонслужби, які зобов’язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, на кораблях, катерах, суднах забезпечення, в органах Держприкордонслужби, особисто перевіряти укомплектованість органів та підрозділів;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність органів та підрозділів;

не рідше одного разу на рік проводити заняття (збори) для посадових осіб, які безпосередньо ведуть облік особового складу;

вживати заходів щодо вдосконалення системи обліку особового складу органів та підрозділів Держприкордонслужби із застосуванням автоматизованого обліку;

проводити перевірки стану обліку особового складу в підпорядкованих органах та підрозділах Держприкордонслужби;

забезпечувати роботу комісії з перевірки стану обліку особового складу;

вживати всіх можливих заходів для збереження облікових документів органів та підрозділів Держприкордонслужби в умовах бойових дій.

9. Загальне керівництво щодо організації обліку особового складу, встановлення основних принципів ведення обліку і контроль за його станом здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

10. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускаються особи згідно з переліком, затвердженим начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, та тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Відомості (довідки) про чисельність особового складу для визначення потреб у всіх видах забезпечення видаються посадовим особам органів Держприкордонслужби під підпис.

11. Організація ведення обліку, виготовлення, користування, зберігання та пересилання матеріальних носіїв інформації, які містять відомості з питань обліку особового складу, здійснюється відповідно до законодавства про захист персональних даних, з урахуванням вимог Законів України «Про інформацію», «Про державну таємницю».

12. Стан обліку особового складу перевіряється щороку в березні комісією з перевірки стану обліку особового складу.

Результати роботи комісії оформляються актом перевірки стану обліку особового складу, форма якого наведена в додатку 1 до цієї Інструкції, який затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, що призначив комісію. Другий примірник цього акта надсилається до вищого органу управління за підпорядкованістю. До кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби надсилається інформація про результати перевірки.

II. Облік особового складу

1. Облік особового складу в підрозділах Держприкордонслужби

1. Облік особового складу у відділенні, центрі, майстерні, взводі ведеться особисто начальниками (командирами) за іменними списками (додаток 2).

Начальник (командир) підрозділу зобов’язаний мати точні відомості про особовий склад.

2. Облік особового складу в роті, прикордонних заставах усіх найменувань (крім з окремим місцем дислокації) (далі — застави), відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 3).

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад роти, застави, відділу прикордонної служби, прикордонної комендатури, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури.

Облік особового складу в роті, заставі, відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, з окремим місцем дислокації веде відповідальний виконавець або інша посадова особа, уповноважена відповідним керівником підрозділу.

Командир роти, начальник прикордонної застави, відділу прикордонної служби, комендант прикордонної комендатури, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, начальник оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації зобов’язані:

знати увесь особовий склад підрозділу в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

щодня мати достовірні відомості про чисельність особового складу підрозділу за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із зазначенням причин;

щодня доповідати за підпорядкуванням відомості про чисельність особового складу;

щомісяця перевіряти наявність військово-облікових документів військовослужбовців, службових посвідчень, ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців підрозділів, їх стан і актуальність у них облікових даних.

3. Облік особового складу на катерах, суднах забезпечення, кораблях загонів морської охорони ведеться:

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб — в іменному списку;

на кораблях, суднах забезпечення, катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб — у книзі обліку особового складу.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад.

Облік особового складу веде:

на кораблях, суднах забезпечення, катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб — старший помічник (помічник) командира (капітана) корабля (катера, судна);

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб — командир катера.

Командир (капітан) корабля (катера, судна) зобов’язаний:

знати весь особовий склад корабля в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військово-облікових документів військовослужбовців, службових посвідчень, ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців, їх стан і актуальність у них облікових даних.

В управліннях груп катерів, дивізіонів кораблів і катерів морської охорони облік ведеться за правилами, установленими для роти, відділу.

Облік особового складу в управлінні груп катерів веде командир групи, в управлінні дивізіону кораблів і катерів морської охорони — заступник командира, до обов’язків якого належить робота з персоналом, або інша уповноважена командиром посадова особа.

4. Облік особового складу в підрозділах забезпечення при регіональних управліннях ведеться в книзі обліку особового складу.

5. В інших підрозділах, які прирівняні до роти, прикордонної застави, відділу прикордонної служби, облік особового складу ведеться в порядку, встановленому абзацом першим пункту 2 цієї глави.

Облік у підрозділах, які входять до складу прикордонних комендатур усіх найменувань, ведеться відповідно до пунктів 1, 2 цієї глави.

2. Облік особового складу в органах Держприкордонслужби, керівники яких уповноважені видавати накази по особовому складу

1. Облік особового складу органу Держприкордонслужби ведеться у відділах (відділеннях, групах) кадрів або посадовою особою, до службових обов’язків якої належить робота з персоналом (далі — кадрові підрозділи) відповідного органу.

У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга штатно-посадового обліку особового складу (додаток 4);

книга алфавітного обліку військовослужбовців (додаток 5);

книга обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу (додаток 6);

обліково-послужні картки (на осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які проходять військову службу за призовом), форма яких визначена в додатку 3 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15 вересня 2022 року № 280, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14 листопада 2022 року за № 1407/38743 (у редакції наказу Міністерства оборони України від 14 жовтня 2024 року № 687);

особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу);

книга обліку особових справ (додаток 7);

книга обліку безповоротних втрат (додаток 8);

особові картки працівників (далі — особові картки).

2. На підставі даних персонального та штатно-посадового обліку в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби складаються документи кількісного (статистичного) обліку особового складу, до яких належать донесення про склад і чисельність органів Держприкордонслужби, довідки, відомості.

3. Зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби та виключення зі списків особового складу, а також внесення до облікових документів змін, що відбулися в персональних облікових даних військовослужбовців та працівників, крім отримання освіти, реєстрації (розірвання) шлюбу, народження (смерті) дітей, здійснюється наказами по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, оголошені в наказі по особовому складу органу Держприкордонслужби, мають бути занесені до облікових документів, які ведуться в кадрових підрозділах органу Держприкордонслужби, не пізніше трьох днів з дня підписання наказу.

4. Зарахування до списків особового складу військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби, здійснюється наказом по особовому складу у день їх прибуття.

Наказ по особовому складу про зарахування до списків особового складу військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби у вихідні, святкові, неробочі дні, видається в перший робочий день, військовослужбовці зараховуються до списків особового складу з дня їх прибуття.

Підставою для видання наказу про зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби є:

для військовослужбовців базової військової служби — іменні списки команд, груп, направлення (приписи);

для осіб рядового, сержантського і старшинського складу та офіцерського складу (крім окремо поіменованих) — приписи;

для громадян, які приймаються на військову службу за контрактом осіб рядового, сержантського і старшинського складу,— заява про прийом на військову службу за контрактом, пропозиція органу Держприкордонслужби (додаток 9), матеріали вивчення кандидата для проходження військової служби за контрактом, контракт про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України;

для громадян, які прийняті на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу,— припис, наказ про прийняття на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу;

для резервістів — контракт про проходження громадянином України служби у військовому резерві, а в особливий період — рішення Президента України;

для громадян, які приймаються на військову службу (навчання) курсантів вищих військових навчальних закладів та закладів вищої освіти, які мають у своєму складі військові інститути, факультети військової підготовки, кафедри військової підготовки, відділення військової підготовки, а також закладів фахової передвищої військової освіти (далі — заклади освіти),— контракт про проходження військової служби (навчання) курсантами закладу фахової передвищої військової освіти, вищого військового навчального закладу Державної прикордонної служби України, наказ закладу освіти про зарахування на навчання.

для військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період — іменні списки та мобілізаційне розпорядження, документи, що посвідчують особу військовослужбовців;

для військовослужбовців, які зараховані на навчання у вищому військовому закладі освіти на посадах курсантів, ад’юнктів, докторантів, а також закладів фахової передвищої військової освіти,— припис, контракт про проходження військової служби (навчання) курсантами закладу фахової передвищої військової освіти, вищого військового навчального закладу Державної прикордонної служби України, наказ про зарахування на навчання.

До списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами не зараховуються особи, які прибули до нього тимчасово.

Підставою для видання наказу про зарахування на навчання у військовому ліцеї є рішення приймальної комісії військового ліцею.

Підставою для видання наказу про прийняття на роботу працівників є особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням керівника органу Держприкордонслужби, подання керівника підрозділу про встановлення посадового окладу, визначених законодавством надбавок і доплат, трудовий договір (у разі його укладення).

Військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби за книгами обліку в день видання наказу про зарахування до списку особового складу органу Держприкордонслужби. До отримання їхніх особових справ і обліково-послужних карток кадрові підрозділи на підставі службових посвідчень, військово-облікових документів, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи в книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і обліково-послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ (обліково-послужних карток).

5. Виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби проводиться наказом по особовому складу у такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших органів Держприкордонслужби (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік та в довгострокові закордонні відрядження), зарахованих на навчання до військових закладів освіти, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі, направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань (далі — інші військові формування), правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту,— з дня вибуття з органу Держприкордонслужби;

осіб, обраних депутатом Верховної Ради Автономної Республіки Крим або обраних на виборні посади до місцевих рад,— протягом 20 днів з дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;

військовослужбовців, яким при звільненні з військової служби надано відпустку,— з дня закінчення відпустки;

випускників вищих військових навчальних закладів освіти та військових навчальних підрозділів закладів вищої освіти (далі — військові заклади освіти), яким після закінчення надано відпустку,— з дня закінчення відпустки;

військовослужбовців, зарахованих на навчання до військових закладів освіти,— у строки, визначені Адміністрацією Держприкордонслужби;

військовослужбовців, яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі чи позбавлення права займати певні посади,— з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання;

військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення військового звання,— з дня набрання законної сили вироком суду;

військовослужбовці, визнані в установленому законом порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті,— з дня набрання законної сили рішенням суду;

загиблі (померлі) військовослужбовці — з наступного після загибелі (смерті) дня.

Наказ про виключення зі списків особового складу осіб, дата смерті яких встановлена на підставі судово-медичної експертизи, видається в день, коли органом Держприкордонслужби отримано свідоцтво про смерть таких осіб. Датою закінчення військової служби в такому випадку вважається день, наступний за днем загибелі (смерті), зазначеної у свідоцтві про смерть. Якщо в свідоцтві про смерть зазначено період, у якому настала загибель (смерть), датою закінчення військової служби в такому випадку вважається останній день періоду, зазначеного у свідоцтві про смерть. Якщо у свідоцтві про смерть зазначено місяць, у якому настала загибель (смерть), датою закінчення військової служби в такому випадку вважається останній день місяця, зазначеного у свідоцтві про смерть.

Виключення зі списків особового складу військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми, оголошених померлими або стосовно яких встановлено факт смерті, здійснюється наказами по особовому складу начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у якому проходив службу військовослужбовець, незалежно від номенклатури посад для призначення (звільнення).

Наказ про припинення трудового договору з працівником, дата смерті якого встановлена на підставі судово-медичної експертизи, видається відповідно до абзацу дванадцятого цього пункту з урахуванням особливостей законодавства України про працю.

6. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання без звільнення від займаних посад;

яких направлено на навчання за кордон строком до одного року;

яких направлено до закладів охорони здоров’я незалежно від строку лікування (обстеження, реабілітації);

які тимчасово вибули з органу Держприкордонслужби (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших органів Держприкордонслужби);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у виді домашнього арешту або тримання під вартою;

яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні;

захоплені в полон або заручниками, а також інтерновані в нейтральних державах;

зниклі безвісти — до визнання їх відповідно до законодавства України безвісно відсутніми або оголошення померлими;

зниклі безвісти за особливих обставин, які обліковуються відповідно до пункту 5 глави 6 цього розділу;

військовослужбовці, яким призупинено військову службу,— у випадках, установлених абзацами шостим — восьмим частини другої статті 24 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу».

Особи, які загинули (померли) внаслідок бойових дій, до дня державної реєстрації смерті обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

7. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу органу Держприкордонслужби тільки після встановлення їх особистості й отримання документів, що підтверджують направлення їх у цей орган для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по особовому складу кожного військовослужбовця;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по особовому складу;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

3. Особливості організації та ведення обліку особового складу в деяких органах та підрозділах Держприкордонслужби

1. У закладах освіти Держприкордонслужби облік особового складу ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції, з дотриманням особливостей, установлених пунктами 2, 3 цієї глави.

2. У Національній академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі — Національна академія):

військовослужбовці, які прибули до Національної академії як кандидати для вступу на навчання, обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу;

штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу Національної академії, ведеться в книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу. Персональний облік військовослужбовців, які проходять базову військову службу, ведеться в книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від інших військовослужбовців;

на факультетах та в інститутах Національної академії облік особового складу ведеться в книзі штатно-посадового обліку особового складу, на кафедрах, відділах — за іменними списками, в інших підрозділах — за правилами, установленими цією Інструкцією для відповідних підрозділів.

3. У Головному центрі підготовки особового складу імені генерал-майора Ігоря Момота, навчальних центрах (далі — навчальні центри), військовому ліцеї Держприкордонслужби:

персональний облік військовослужбовців (ліцеїстів), які зараховані до списків особового складу навчальних центрів (на навчання у військовому ліцеї), ведеться у книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від постійного особового складу. Персональний облік військовослужбовців, які проходять базову військову службу, ведеться в книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від інших військовослужбовців;

штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;

у підрозділах навчальних центрів (військовому ліцеї) персональний облік змінного складу ведеться окремо від постійного особового складу.

4. У закладах освіти Держприкордонслужби на військовослужбовців, які проходять базову військову службу, курсантів та ліцеїстів ведеться іменний список для вечірньої повірки (додаток 10).

5. До змінного складу належать курсанти, слухачі, ад’юнкти, докторанти або військовослужбовці, які прибули на навчання (підготовку, перепідготовку) до закладів освіти без зарахування до списків особового складу, ліцеїсти, військовослужбовці, які проходять базову військову службу, військовослужбовці, які прибувають для обстеження (лікування, реабілітації) до закладів охорони здоров’я Держприкордонслужби.

6. У закладах охорони здоров’я Держприкордонслужби військовослужбовці, які перебувають на лікуванні (реабілітації) (змінний склад), обліковуються в приймальних відділеннях, реєстратурах.

Усі військовослужбовці після лікування (реабілітації) направляються закладами охорони здоров’я безпосередньо до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби, якщо іншого не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

Про військовослужбовців, які прибули на лікування (реабілітацію) до закладів охорони здоров’я та які виписуються із закладів охорони здоров’я, начальники цих закладів повідомляють начальників (командирів) відповідних органів Держприкордонслужби.

Організацію переміщення, контроль за прибуттям військовослужбовців після закінчення лікування (реабілітації) в закладах охорони здоров’я до місць проходження служби здійснюють начальники (командири) органів Держприкордонслужби.

7. У разі прибуття військовослужбовців без направлення до закладів охорони здоров’я Держприкордонслужби на лікування (обстеження, реабілітацію) або госпіталізацію для надання невідкладної медичної допомоги начальники закладів охорони здоров’я терміново інформують начальників органів Держприкордонслужби, у яких проходять службу військовослужбовці, про їх госпіталізацію.

Начальники органів Держприкордонслужби після отримання інформації про прибуття військовослужбовців без направлення на лікування (обстеження, реабілітацію) або госпіталізацію для надання невідкладної медичної допомоги протягом одного дня направляють до закладів охорони здоров’я направлення, а зазначених військовослужбовців оголошують наказом по особовому складу як таких, що перебувають на лікуванні (обстеженні, реабілітації), та вносять до обліків тимчасово відсутнього особового складу.

Після закінчення лікування (обстеження, реабілітації) таким військовослужбовцям закладом охорони здоров’я видається довідка про перебування на лікуванні (обстеженні, реабілітації) із зазначенням періоду перебування.

8. Штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться.

9. В окремих підрозділах спеціального призначення, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

10. У розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби облік особового складу ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

11. Для проведення заходів охорони кордону, виконання бойових (спеціальних) завдань у регіональних управліннях (органах Держприкордонслужби) наказами відповідного керівника можуть створюватися позаштатні зведені підрозділи (групи, команди, відділи, загони) (далі — зведені підрозділи) із числа військовослужбовців.

Загальна чисельність особового складу, який одночасно залучається до зведених підрозділів, не повинна перевищувати:

для органу охорони державного кордону, загону морської охорони і їм рівних — 150 осіб;

для регіонального управління — 500 осіб.

Облік військовослужбовців у зведених підрозділах ведеться в іменному списку.

У зведених підрозділах, до складу яких входить 20 і більше військовослужбовців, на кожні 10 військовослужбовців призначається командир відділення, який зобов’язаний вести облік особового складу в іменному списку.

У зведених підрозділах, до складу яких входять курсанти та/або військовослужбовці базової військової служби, додатково ведеться іменний список для вечірньої повірки.

Після завершення виконання запланованих заходів військовослужбовці повертаються до підрозділів, у яких вони проходять службу, облікові документи, які велися на особовий склад зведених підрозділів, здають до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, у якому зберігаються до кінця поточного року, після чого в установленому законодавством порядку здають до підрозділів документального забезпечення.

4. Облік особового складу в регіональному управлінні

1. У регіональному управлінні облік особового складу ведеться кадровим підрозділом регіонального управління.

На кадровий підрозділ покладено ведення персонального, штатно-посадового та кількісного обліку особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення та обслуговування управління. Облік ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

Кількісний облік особового складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться на підставі штатів і донесень, отриманих з органів.

2. Ведення обліку та облікових документів щодо особового складу підрозділів забезпечення та обслуговування управління здійснюють виконавці (діловоди) цих підрозділів під безпосереднім керівництвом та в приміщеннях кадрового підрозділу регіонального управління.

3. У кадровому підрозділі регіонального управління ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу.

4. Ведення окремих складових обліку особового складу в регіональному управлінні здійснюється спеціально утвореними структурними підрозділами.

5. В окремих підрозділах, які безпосередньо підпорядковані регіональному управлінню, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

5. Облік особового складу в Адміністрації Держприкордонслужби

1. В Адміністрації Держприкордонслужби облік особового складу ведеться кадровим підрозділом.

Штатно-посадовий облік ведеться на особовий склад Адміністрації Держприкордонслужби та осіб офіцерського складу номенклатури призначення Голови Державної прикордонної служби України.

2. Облік військовослужбовців та працівників підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, ведеться спеціально утвореними відділами (відділеннями, службами, групами).

Контроль за діяльністю відділів (відділень, служб, груп) здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби протягом року здійснює перевірку стану роботи з ведення обліку особового складу в органах Держприкордонслужби.

6. Особливості обліку померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у полон або заручниками, інтернованих військовослужбовців і працівників

1. У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця начальник (командир) органу зобов’язаний не пізніше наступного дня після загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця повідомити засобами зв’язку та письмово шляхом направлення сповіщення (додаток 11) територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, у якому військовослужбовець перебував на обліку, про дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

Сповіщення складається у двох примірниках підрозділом, на який покладена функція соціального супроводу, та підписується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби. Перший примірник разом із свідоцтвом про смерть (за наявності) надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання членів сім’ї (близьких родичів) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого заручником або інтернованого протягом доби після отримання достовірної інформації про смерть (загибель), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування. Другий примірник сповіщення зберігається в органі Держприкордонслужби.

Надсилати сповіщення безпосередньо сім’ям померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у полон або заручниками, інтернованих або їхнім близьким родичам забороняється.

Якщо місце проживання сім’ї померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в полон або заручником, інтернованого невідоме або померлий (загиблий), зниклий безвісти, захоплений у полон або заручником чи інтернований військовослужбовець не мав сім’ї чи близьких родичів, сповіщення надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем прийняття (призову) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в полон або заручником чи інтернованого військовослужбовця на військову службу.

Сповіщення може бути надіслане після закінчення проведення службового розслідування (спеціального розслідування, розслідування аварії (катастрофи), розслідування авіаційної події, аварійної морської події, інциденту в авіації, аварійної події, пов’язаної з кораблями та катерами) у разі його проведення.

У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця (працівника), який перебував у відрядженні, на лікуванні (реабілітації), навчанні (підготовці, перепідготовці), начальник (командир, керівник) органу (закладу охорони здоров’я, закладу освіти) Держприкордонслужби, у тимчасовому підпорядкуванні якого перебувала особа або на ділянці відповідальності якого сталася подія, невідкладно, але не пізніше ніж протягом одноденного строку повідомляє начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває особа. У повідомленні зазначаються військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), дата і обставини загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти особи. Сповіщення в територіальні центри комплектування та соціальної підтримки про таких військовослужбовців надсилає начальник (командир) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу яких вони перебувають.

У разі смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування військовослужбовця Держприкордонслужби, який відряджений до закордонної дипломатичної установи, керівник цієї установи в день смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування письмово та через засоби зв’язку інформує Адміністрацію Держприкордонслужби. Адміністрація Держприкордонслужби зобов’язана організувати не пізніше наступного після загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця дня повідомлення засобами зв’язку та письмово керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї (близьких родичів) військовослужбовця, про дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах державної реєстрації актів цивільного стану, а в разі смерті (загибелі) військовослужбовця, який перебував за кордоном,— у закордонній дипломатичній установі України.

3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули в результаті подій, стихійного лиха і нещасних випадків, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу після отримання органом свідоцтва про смерть, а визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими або щодо яких встановлено факт смерті — відповідного рішення суду, яке набрало законної сили.

У наказі на кожного померлого (загиблого) військовослужбовця зазначаються посада, військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); особистий номер; число, місяць, рік народження; дата призову на військову службу, яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (військовим комісаріатом) призваний (зазначити і область), а відносно військовослужбовців військової служби за контрактом — дата прийняття на військову службу за контрактом; з якої причини й коли помер (загинув), і чи пов’язана смерть із виконанням обов’язків військової служби (захисту Батьківщини); де й коли похований, або кому передано тіло для поховання (місце та дата поховання, ступінь споріднення, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні, які виплати необхідно здійснити. На визнаних безвісно відсутніми, оголошених померлими, а також щодо яких встановлено факт смерті — число, місяць, рік народження, з якого часу перебував на військовій службі, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), найменування суду, яким ухвалено рішення про визнання безвісно відсутніми, оголошення померлими або про встановлення факту смерті, місце і дата поховання (за наявності), вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні, які виплати необхідно здійснити.

При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться на підставі рішення військово-лікарської комісії.

В інших випадках вказується тільки причина, через яку настала смерть.

Установлення причинного зв’язку, захворювання, травми (поранення, контузії, каліцтва), які призвели до загибелі (смерті) військовослужбовців, здійснюється відповідно до Положення про проходження медичного огляду в Державній прикордонній службі України, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 25 червня 2024 року № 441, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 липня 2024 року за № 1089/42434.

4. Наказ про виключення зі списків особового складу є підставою для відправки за належністю особистих речей, цінностей і особистих документів померлого (загиблого), визнаного рішенням суду безвісно відсутнім чи оголошеного померлим, або щодо якого встановлено факт смерті, а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу органу Держприкордонслужби.

5. Військовослужбовець, зниклий безвісти за особливих обставин, зараховується наказом по особовому складу у розпорядження начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває, через десять днів з дня внесення про нього відомостей, що містяться у заяві про факт зникнення, до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Такі військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі. Унесення відомостей про військовослужбовця до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, є підставою для відправки за належністю його особистих речей, цінностей і особистих документів.

6. Після отримання достовірної інформації про захоплення військовослужбовця в полон або заручником чи інтернування такий військовослужбовець зараховується наказом по особовому складу у розпорядження начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває. Такі військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

7. На підставі наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби в книзі алфавітного обліку військовослужбовців робиться запис: дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання (за наявності), номер та дата наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення, а щодо військовослужбовців, визнаних безвісно відсутніми,— дата і обставини зникнення, номер та дата наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення.

8. На всі особисті речі, цінності й особисті документи померлого (загиблого) складається акт (додаток 12) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом органу Держприкордонслужби, і затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби.

9. Особисті речі, цінності й особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу про виключення їх зі списків особового складу органу Держприкордонслужби підлягають відправленню:

особисті речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки — сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім’ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, то всі речі, цінності і документи пересилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця для передачі рідним померлого (загиблого);

державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них — у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки для вручення їх сім’ї нагородженого. Передача сім’ї (родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом;

у разі відсутності в померлого нагородженого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження мають бути передані на зберігання державі;

військово-облікові документи, видані територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, обліково-послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу надсилаються до районного (об’єднаного, міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме — до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття, направлення) на військову службу. Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними органу Держприкордонслужби, а на першій сторінці робиться запис про дату смерті військовослужбовця;

службові посвідчення, військово-облікові документи військовослужбовців, видані органами Держприкордонслужби, підлягають поверненню до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, у яких військовослужбовці проходили військову службу.

Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, які проходили військову службу за призовом (направленням), прикріплюються до їх обліково-послужних карток і надсилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме — до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (направлення) на військову службу.

Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, які проходили військову службу за контрактом (кадрову військову службу), висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби за місцем проходження військової служби таких військовослужбовців для зберігання в їхніх особових справах та подальшої здачі їх до Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України (далі — Галузевий архів).

Якщо для участі в похороні до органу Держприкордонслужби прибувають члени сім’ї або родичі померлих (загиблих) військовослужбовців, зазначених в абзацах другому, третьому цього пункту, особисті речі, цінності, державні нагороди, відомчі заохочувальні відзнаки, нагрудні знаки, документи передаються їм у встановленому порядку за актом (протоколом).

10. Особисті речі й цінності, що підлягають передачі сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправкою ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовним найменуванням органу Держприкордонслужби і відправляються сім’ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу.

На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки особистих речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі органу Держприкордонслужби.

11. У день відправки особистих речей і цінностей сім’ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається сповіщення на особисті речі померлого (загиблого) (додаток 13).

Сповіщення на особисті речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби органу Держприкордонслужби і підписується начальником (командиром) цього органу.

12. У разі смерті (загибелі) працівника на службі в органі Держприкордонслужби сім’ю або близьких родичів померлого сповіщають засобами зв’язку. Письмові (телеграмні) сповіщення про смерть (загибель) працівника висилають у разі проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) в іншій місцевості або за кордоном. Ці сповіщення висилаються у відповідні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки або закордонні дипломатичні установи України за місцем проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) працівника за формою, встановленою для військовослужбовців.

13. Відправлення особистих речей, цінностей та документів загиблих (померлих) працівників проводяться в порядку, установленому пунктами 7–11 цієї глави з урахуванням таких особливостей:

особисті документи працівників відправляються (передаються):

паспорти громадянина України — в органи реєстрації актів цивільного стану, які реєструють смерть, або близьким родичам померлого (загиблого), якщо вони займаються реєстрацією смерті;

трудові книжки — сім’ям (близьким родичам) померлого (загиблого);

військово-облікові документи — у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки за місцем перебування на військовому обліку.

7. Особливості обліку окремих категорій особового складу

1. Облік резервістів, які в добровільному порядку прийняті на службу у військовому резерві (далі — резервісти), ведеться:

штатно-посадовий та персональний — у кадрових підрозділах;

статистичний — у мобілізаційних підрозділах.

2. Персональний облік резервістів ведеться в книгах алфавітного обліку військовослужбовців окремо від обліку осіб, які проходять військову службу в органі Держприкордонслужби.

3. Призначення на посади або зарахування в розпорядження відповідних начальників (командирів) військовослужбовців, які направляються за кордон для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки, здійснюється наказом по особовому складу за результатом вивчення виїзних справ, оформлених кадровим підрозділом органу Держприкордонслужби, у якому проходять службу військовослужбовці.

Після закінчення участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки військовослужбовці призначаються на посади в органах Держприкордонслужби з дотриманням вимог Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, затвердженого Указом Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 (далі — Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України).

4. Військовослужбовці, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном, в органах Держприкордонслужби та в регіональних управліннях обліковуються в списку військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном (додаток 14).

5. Військовослужбовців, які направляються за кордон на навчання строком понад один рік, виключаються зі списків особового складу та всіх видів забезпечення органу Держприкордонслужби на підставі наказу про зарахування в розпорядження Голови Державної прикордонної служби України.

Військовослужбовці, які направляються за кордон на дипломатичні посади або з метою охорони закордонних дипломатичних установ України, виключаються зі списків особового складу та всіх видів забезпечення органу Держприкордонслужби на підставі наказу про зарахування їх у розпорядження Голови Державної прикордонної служби України та на речове забезпечення в Окрему комендатуру охорони і забезпечення.

6. Військовослужбовці Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном у закордонних дипломатичних установах України (на дипломатичних посадах або з метою охорони закордонних дипломатичних установ) або участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, або перебувають на навчанні обліковуються кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби в списку військовослужбовців Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном (додаток 15).

Військовослужбовці Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном з метою охорони закордонних дипломатичних установ, крім того, обліковуються в книзі алфавітного обліку військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном (додаток 16).

7. Облік військовослужбовців, які проходять навчання за кордоном строком понад один рік, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням їх на військовій службі з виключенням зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, військовослужбовців, які прикомандировані до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим чи місцевих рад ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

8. Військовослужбовці, яким військову службу призупинено, обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу як такі, яким військову службу призупинено.

9. Військовослужбовці в разі набрання законної сили вироком суду, яким призначено покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, звільняються з посад і зараховуються в розпорядження відповідних начальників (командирів) органів наказом по особовому складу.

Підготовка та організація відправлення засудженого військовослужбовця до дисциплінарного батальйону здійснюється відповідно до Порядку відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 04 червня 2021 року № 155, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 26 серпня 2021 року за № 1124/36746.

Час відбування засудженими військовослужбовцями покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні до вислуги років і вислуги років у військовому званні не зараховується, про що робиться запис у пункті 13 послужного списку.

Про повернення військовослужбовця до органу Держприкордонслужби начальник (командир) цього органу повідомляє начальника органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України, у зоні діяльності якого дислокується орган Держприкордонслужби, та командира дисциплінарного батальйону:

засобами зв’язку — у день прибуття військовослужбовця до органу Держприкордонслужби;

письмово — не пізніше наступного дня.

8. Облік особового складу і порядок організації переміщення його по службі, відрядження військовослужбовців і передислокації органів Держприкордонслужби

1. Переміщення по службі, відрядження військовослужбовців здійснюються як у межах, так і за межі органу Держприкордонслужби:

у межах органу Держприкордонслужби — наказом по особовому складу начальника (командира) цього органу;

у межах регіонального управління — наказом начальника регіонального управління;

в інших випадках — наказом Голови Державної прикордонної служби України або згідно з визначеними ним повноваженнями посадовою особою з числа його заступників.

2. Строк відрядження особового складу визначається в наказі по особовому складу та не може перевищувати строків, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

3. Направлення військовослужбовців до закладів освіти, навчальних центрів Держприкордонслужби проводиться організовано командами в супроводі начальників команд відповідно до наказів (директив) Адміністрації Держприкордонслужби, до закладів освіти Міністерства оборони України, інших військових формувань та правоохоронних органів — самостійно, після одержання виклику з закладу освіти з дозволу Адміністрації Держприкордонслужби.

4. Особи, які переміщуються по службі з одного органу Держприкордонслужби до іншого, вирушають до нового місця служби самостійно. В інших випадках самостійне пересування військовослужбовців допускається за рішенням керівника органу Держприкордонслужби.

5. Для супроводження груп (команд) військовослужбовців базової військової служби призначається особовий склад у кількості відповідно до кількості особового складу, яка виділяється для супроводження груп (команд) військовослужбовців базової військової служби (додаток 17).

Начальник (старший) групи (команди) забезпечує дотримання військової дисципліни особового складу, підтримання порядку, своєчасне виконання завдання, схоронність зброї, боєприпасів і майна.

Начальнику (старшому) групи (команди) забороняється під час прямування змінювати встановлений маршрут руху, перебувати окремо від групи (команди), залишати особовий склад у пунктах пересадки, відпускати військовослужбовців для заїзду в населені пункти, не передбачені завданням.

6. Після прибуття до місця призначення начальник (старший) групи (команди) або військовослужбовець, який прямує самостійно, зобов’язаний негайно з’явитися до посадової особи, у розпорядження якої вони (він) прибули (прибув особовий склад, який він супроводжував), і здати всі належні документи у структурні підрозділи (кадрові, ресурсного та фінансового забезпечення управління органу Держприкордонслужби).

Після повернення з відрядження до органу Держприкордонслужби начальник (старший) групи (команди), який супроводжував групу (команду, військовослужбовця), зобов’язаний доповісти начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби про своє прибуття до місця проходження військової служби і здати всі належні документи у структурні підрозділи органу Держприкордонслужби.

7. Підготовка та направлення варт, організація їх служби здійснюється відповідно до Статуту гарнізонної та вартової служб Збройних Сил України, затвердженого Законом України від 24 березня 1999 року № 550-XIV.

8. Контроль за переміщенням військовослужбовців і команд здійснює підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності.

9. Про переміщення, відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців щодня зобов’язані доповідати:

у підрозділ з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби — посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь і посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів центрального підпорядкування;

у підрозділ організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь — посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів Держприкордонслужби, які входять структурно до складу регіонального управління.

Про переміщення (прибуття, вибуття), відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців інформується підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності. Інформування забезпечує посадова особа, за напрямом діяльності якої здійснюється переміщення, відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців або військовослужбовець особисто.

10. У доповіді зазначаються, згідно з чиїм розпорядженням, коли, куди прямують військовослужбовці, вид транспорту, мета відрядження, військове звання, посада та прізвище начальника (старшого) групи (команди), коли повинні прибути в пункт призначення.

11. Про військовослужбовців, які без поважних причин не прибули на службу в разі звільнення з частини, призначення (переведення), з відрядження, відпустки або із закладу охорони здоров’я, або самовільно залишили місце розташування органу чи підрозділу Держприкордонслужби, начальники (командири) органів (підрозділів) доповідають засобами зв’язку — негайно, а після трьох діб відсутності — письмово.

12. Контроль за пересуванням здійснюють:

в Адміністрації Держприкордонслужби в робочі дні — підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, зміна оперативно-чергової служби Адміністрації Держприкордонслужби — постійно;

в інших органах Держприкордонслужби в робочі дні — підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності, оперативно-чергова служба — постійно.

13. Начальник (командир) органу Держприкордонслужби зобов’язаний організувати зустріч, доставку та розміщення військовослужбовців у підрозділах, а доставку тих, хто вибуває,— у пункти відправлення транспортних засобів.

14. Посадові особи, на яких покладено контроль за переміщенням військовослужбовців та команд, зобов’язані:

приймати, передавати та доповідати керівництву інформацію про переміщення військовослужбовців усередині та за межами органу Держприкордонслужби;

вести журнал контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно (додаток 18);

у разі вибуття військовослужбовців до інших органів Держприкордонслужби повідомляти про це органи вищого рівня управління та орган Держприкордонслужби, куди вони відряджаються, про що робити відмітку в журналі контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно, у графі приміток.

15. Про прибуття військовослужбовців до нового місця служби, відрядження, закладу охорони здоров’я, закладів освіти тощо уповноважені особи, визначені в пункті 12 цієї глави, інформують про це органи Держприкордонслужби, звідки прибули військовослужбовці.

16. Відомості про вибуття, прибуття особового складу передаються:

у робочий час — підрозділу (посадовій особі, на яку покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, підрозділам (посадовим особам, на яких покладено виконання обов’язків) з організації повсякденної діяльності регіональних управлінь, керівникам заінтересованих органів Держприкордонслужби, оперативно-черговій службі;

у неробочий час — оперативно-черговій службі за підпорядкованістю.

17. Начальники (командири) органів Держприкордонслужби (начальники закладів охорони здоров’я Держприкордонслужби) при направленні військовослужбовців базової військової служби на лікування (реабілітацію) (після лікування, реабілітації) зобов’язані групувати команди із призначенням начальників груп, команд із числа офіцерів (сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом), які прямують у тих самих напрямках, з понеділка по четвер кожного тижня (за винятком невідкладної медичної допомоги) із придбанням для них квитків, організовувати супровід на вокзал із посадкою у вагон (зустрічати їх). Дату та час відправлення (прибуття), прізвища начальників команд, номер поїзда і вагона повідомляти заінтересованому органу Держприкордонслужби, посадовим особам, на яких відповідно до цієї Інструкції покладено функції контролю, та оперативно-черговій службі по телефону.

18. Якщо група (команда) або військовослужбовці, які прямують самостійно, своєчасно не прибули до пункту призначення, начальники (командири) органів Держприкордонслужби, у списках особового складу яких вони перебувають або з яких такі військовослужбовці вибули для подальшого проходження військової служби, вживають заходів для з’ясування причин їх відсутності.

Розшук груп (команд) і військовослужбовців, які прямують самостійно, що не прибули до місця призначення в установлений строк, покладається на керівників органів Держприкордонслужби, які направляли їх у відрядження (для подальшого проходження військової служби).

19. Після завершення строків відрядження військовослужбовці негайно направляються до своїх органів Держприкордонслужби.

20. Припис (додаток 19) і посвідчення про відрядження (додаток 20) створюються та пересилаються за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж. У такому разі приписи і посвідчення про відрядження підписуються уповноваженою на це посадовою особою із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.

21. У визначеному законодавством порядку військовослужбовцям і працівникам надаються щорічні та додаткові відпустки.

Черговість надання особовому складу щорічних основних і додаткових відпусток визначається графіком надання щорічних основних і додаткових відпусток особовому складу (додаток 21), який затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, де проходять службу (працюють) військовослужбовці (працівники), і доводиться до відома кожної особи в частині, що її стосується, під підпис.

У разі вибуття у відпустку військовослужбовця йому видається відпускний квиток (додаток 22).

Відпускний квиток створюється та пересилається за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж. У такому разі відпускний квиток підписується уповноваженою на це посадовою особою із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.

Вибуття військовослужбовців у щорічні відпустки здійснюється безпосередньо з підрозділів, у яких вони проходять службу.

Відпустки за сімейними обставинами та з інших поважних причин, для лікування у зв’язку з хворобою або для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва) за висновком (постановою) військово-лікарської комісії (далі — ВЛК) військовослужбовцям, відрядженим до інших органів Держприкордонслужби, можуть надаватися начальниками (командирами) органів Держприкордонслужби за місцем такого відрядження. Посадова особа, яка надала таку відпустку, письмово інформує про це начальника (командира) органу Держприкордонслужби, який направив військовослужбовця у відрядження.

22. Оформлення відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров’я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям у паперовому вигляді здійснюється в разі відсутності технічної можливості їх оформлення за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж.

23. Реєстрація і видача оформлених у паперовому вигляді відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров’я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям підрозділів з окремим місцем дислокації в органах Держприкордонслужби, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби (регіональному управлінню), керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, здійснюються в органах Держприкордонслужби, де такі підрозділи дислокуються на підставі отриманих наказів (розпоряджень) Адміністрації Держприкордонслужби (регіонального управління).

24. Реєстрація і видача відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров’я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям органів забезпечення Держприкордонслужби, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, здійснюються керівниками цих органів Держприкордонслужби на підставі отриманих наказів (розпоряджень) Адміністрації Держприкордонслужби.

25. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) органів Держприкордонслужби із складу одного регіонального управління до складу іншого начальники (командири) органів Держприкордонслужби в наказі по особовому складу оголошують штатну й спискову чисельність особового складу і подають у відповідні регіональні управління за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в регіональне управління колишнього підпорядкування — довідку про переміщення особового складу за звітний період.

9. Організація роботи в органах Держприкордонслужби щодо розшуку особового складу

1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства.

2. Загальна координація роботи із встановлення місць можливого знаходження військовослужбовців Держприкордонслужби покладається:

в органах Держприкордонслужби — на заступників начальника (командира), до посадових обов’язків яких належить робота з персоналом;

в Адміністрації Держприкордонслужби — на директора Департаменту персоналу.

3. Організація роботи щодо розшуку військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, покладається:

в Адміністрації Держприкордонслужби — на підрозділ внутрішньої та власної безпеки;

у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби — на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.

4. Організація взаємодії та обміну інформації із членами сімей військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, громадськими, волонтерськими, ветеранськими організаціями з питань розшуку та встановлення місцезнаходження військовослужбовців Держприкордонслужби покладається:

в Адміністрації Держприкордонслужби — на підрозділ соціального супроводу;

у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби — на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.

5. Для підвищення ефективності організаційних і практичних заходів щодо розшуку військовослужбовців Держприкордонслужби, місцезнаходження яких тимчасово невідомо, в органах Держприкордонслужби утворюються робочі групи, які очолюють:

в Адміністрації Держприкордонслужби — директор Департаменту персоналу;

у регіональних управліннях, органах Держприкордонслужби — заступник начальника регіонального управління, органу Держприкордонслужби з персоналу.

До складу робочих груп залучаються офіцери підрозділів морально-психологічного забезпечення, соціального супроводу, кадрів, оперативно-розшукової, повсякденної діяльності, внутрішньої та власної безпеки, юридичного забезпечення, міжнародного співробітництва, прикордонно-представницької роботи, охорони здоров’я, фінансово-економічних підрозділів та інші.

До складу робочих груп за згодою можуть також залучатися представники ветеранських, профспілкових, громадських і волонтерських організацій.

10. Присвоєння військовослужбовцям особистих номерів у Державній прикордонній службі України

1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі.

Особистий номер військовослужбовця Держприкордонслужби складається з великої літери українського алфавіту «П» та шестизначного числа (наприклад, П–123456) і гравірується на ідентифікаційному жетоні. Опис ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця Державної прикордонної служби України наведено в додатку 23 до цієї Інструкції.

2. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:

Голови Державної прикордонної служби України — особам одночасно з присвоєнням первинного військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу осіб офіцерського складу, переведення до Держприкордонслужби військовослужбовців з інших військових формувань та правоохоронних органів і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу Держприкордонслужби;

посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення — особам рядового, сержантського і старшинського складу, які прийняті (призвані) на військову службу до Держприкордонслужби і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу органів Держприкордонслужби;

керівників закладів освіти Держприкордонслужби — особам рядового складу, які направлені для проходження базової військової служби до Держприкордонслужби і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу закладу освіти Держприкордонслужби.

3. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби.

У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, після власного імені, по батькові (за наявності) військовослужбовця або до розділу «особливі відмітки», які засвідчуються підписом відповідного начальника кадрового підрозділу і скріплюються гербовою печаткою.

Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїм близьким родичам для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.

4. Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів з особистими номерами здійснюється під підпис на титульній сторінці послужного списку особової справи (обліково-послужної картки) із зазначенням дати отримання. Наприклад: «Ідентифікаційний жетон з особистим номером (П–000000) одержав 25 серпня 2016 року (підпис військовослужбовця)».

У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон з особистим номером військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.

У разі приведення в бойову готовність (в особливий період, під час ведення бойових дій) ідентифікаційний жетон з особистим номером закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться на шиї військовослужбовця.

5. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця, здають до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби ідентифікаційний жетон з особистим номером для прикріплення його до особової справи (обліково-послужної картки).

6. Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, виключених зі списків особового складу, звільнених у зв’язку з набранням законної сили обвинувальним вироком суду, яким призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі, позбавлення військового звання чи позбавлення права обіймати певні посади, прикріплюються до особових справ (обліково-послужних карток) військовослужбовців і надсилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки, де вони перебували на військовому обліку до призову (направлення, прийняття), на військову службу.

7. У разі втрати ідентифікаційного жетона з особистим номером особистий номер, який був присвоєний військовослужбовцю, не змінюється, а замість втраченого видається дублікат за таким самим номером.

8. Загальний облік ідентифікаційних жетонів з особистими номерами та забезпечення ними органів Держприкордонслужби здійснюється структурним підрозділом забезпечення (ресурсного, тилового) Адміністрації Держприкордонслужби.

9. У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби ідентифікаційні жетони з особистими номерами обліковуються в журналі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців (додаток 24) у день їх одержання чи видачі на підставі одержаного наряду або відповідних наказів про присвоєння особистих номерів.

10. Заявки на виготовлення дублікатів ідентифікаційних жетонів з особистими номерами складаються на підставі клопотань начальників (командирів) органів Держприкордонслужби.

Виготовлення дублікатів жетонів здійснюється за рахунок осіб, які їх втратили (у разі встановлення вини).

11. На начальників (командирів) органів Держприкордонслужби покладається контроль за наявністю жетонів у військовослужбовців.

12. Щороку до 01 січня органами Держприкордонслужби до кадрового підрозділу вищого органу управління подається звіт про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям (додаток 25) та потребу в жетонах.

11. Порядок підготовки та видання наказів по особовому складу Державної прикордонної служби України

1. Накази по особовому складу (з кадрових питань), зразки яких наведено в додатку 26, готуються відповідно до вимог законодавства з питань документування управлінської інформації в електронній формі, з урахуванням особливостей, які визначаються законодавством з питань проходження військової служби.

2. В органах, у яких запроваджено систему електронного документообігу, накази по особовому складу складаються в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

3. Титульні аркуші наказів формулюються від імені начальників (командирів) органів Держприкордонслужби, яким надано право видавати накази. У наказах вказується дійсне найменування органу Держприкордонслужби.

4. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі особового складу органу Держприкордонслужби:

продовження військової служби за новим контрактом, призупинення та припинення (розірвання) контракту або продовження його дії (строку);

присвоєння, пониження та поновлення у військовому званні;

призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом, посадового окладу), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;

направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;

направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України;

прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, обраними народними депутатами України або у зв’язку з призначенням на виборну посаду, на яку особи обираються на місцевих виборах або затверджуються відповідною радою на підставі офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;

відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі;

залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;

призупинення, поновлення та продовження військовослужбовцю військової служби;

звільнення з військової служби;

прийняття до Держприкордонслужби із зарахуванням їх до списків особового складу з інших військових формувань, правоохоронних органів, присвоєння особистих номерів;

прийняття (призов) на військову службу;

зарахування слухачами військових закладів освіти, ад’юнктами, докторантами, закінчення військових закладів освіти, ад’юнктури, докторантури;

виключення зі списків особового складу, у тому числі померлих, загиблих і позбавлених військового звання;

присвоєння особистих номерів;

надання відпусток особовому складу за сімейними обставинами без збереження грошового забезпечення, у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а також, якщо дитина потребує домашнього догляду тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення нею шестирічного віку.

Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:

посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

нагородження (заохочення) Головою Державної прикордонної служби України, іншими начальниками (командирами) органів Держприкордонслужби;

зміна прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), особистого номера.

У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) органу Держприкордонслужби (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.

5. Посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби, зміною прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), а також виключення зі списків особового складу померлих (загиблих), визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті військовослужбовців, а також позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу начальників (командирів) органів Держприкордонслужби незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих начальників (командирів) здійснюється наказами їхніх прямих начальників.

Зміна власного імені, прізвища, по батькові (за наявності) військовослужбовця (працівника) після перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:

військовослужбовцям — начальника (командира) органу, у якому військовослужбовець перебуває в списках особового складу;

працівникам — начальника (командира) органу, який прийняв працівника на роботу.

Підставою для видання наказів по особовому складу у зазначених вище випадках є:

накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

свідоцтва органів державної реєстрації актів цивільного стану про зміну імені, смерть;

рапорт (заява) з повідомленням про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності);

постанова ВЛК про причинний зв’язок захворювання, травми (поранення, контузії, каліцтва), які призвели до загибелі (смерті) військовослужбовця Держприкордонслужби, і причину смерті;

рішення судів про визнання безвісно відсутніми, оголошення померлими, встановлення факту смерті, позбавлення військових звань військовослужбовців.

6. Реалізація накладених дисциплінарних стягнень у виді пониження в посаді, пониження військового звання на один ступінь, звільнення з військової служби за службовою невідповідністю здійснюється виключно наказами по особовому складу.

7. Проєкти наказів по особовому складу готуються відповідно до вимог, визначених Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

У наказах Голови Державної прикордонної служби України, начальників регіональних управлінь після вступної частини посередині сторінки зазначається найменування органу Держприкордонслужби, у якому визначається службове становище військовослужбовців.

У зведених наказах по особовому складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття (призов) на військову службу, зарахування до списків особового складу та на всі види забезпечення, призупинення військової служби, продовження військової служби за новим контрактом, призупинення контракту або продовження його дії (строку) контракту, присвоєння і поновлення у військовому званні, призначення, переведення, зарахування в розпорядження, про вступ на посаду, направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад, направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, звільнення з військової служби, виключення зі списків особового складу та всіх видів забезпечення (у зв’язку зі звільненням з військової служби або переміщенням за межі органу), виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України (померлих, загиблих, визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті, позбавлених військового звання).

При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

Накази по особовому складу стосовно працівників опрацьовуються окремо. Прийом на роботу та звільнення з роботи працівника оформлюються у вигляді індивідуальних наказів.

При включенні до наказу кількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторюватися не повинен.

За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної.

Далі зазначаються військове звання, великими літерами прізвище військовослужбовця, на якого поширюється дія наказу, і малими (крім першої) — власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за військовим званням, а потім за алфавітом.

У кожному пункті наказу зазначається підстава щодо його видання (рапорт військовослужбовця, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії, подання тощо).

8. Органи Держприкордонслужби в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням.

При призначенні військовослужбовців на посади в органи Держприкордонслужби з дійсними найменуваннями, які не підлягають розголошенню, ці органи вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців — за скороченими найменуваннями, вказаними в штатах.

9. У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказуються оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.

У разі закінчення заочної форми навчання посади, які обіймають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.

10. Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця та поданими керівниками підрозділів, органів Держприкордонслужби матеріалами за встановленими цією Інструкцією формами.

11. Залежно від строків зберігання накази по особовому складу мають окрему нумерацію та позначаються індексами «-ВВ» або «-ОС». Індексом «-ВВ» позначаються накази зі строком зберігання до 5 років: про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення стягнень, надання щорічних оплачуваних відпусток, їх продовження та відкликання з них, канікулярних відпусток, відпусток за сімейними обставинами із збереженням грошового забезпечення, для лікування у зв’язку з хворобою, для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва), додаткових відпусток після звільнення військовослужбовців з полону та відкликання з них, відпусток у зв’язку з навчанням, направлення на лікування (обстеження, реабілітацію), звільнення від виконання службових обов’язків у зв’язку з хворобою або для догляду за хворою дитиною. Решта наказів по особовому складу позначаються індексом «-ОС».

У наказах начальників (командирів) органів Держприкордонслужби в обов’язковому порядку зазначаються:

про призначення (переміщення) на посаду, зарахування в розпорядження відповідних начальників (командирів) — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) військовослужбовця, його особистий номер, на яку посаду призначається (у розпорядження якого начальника (командира) органу Держприкордонслужби зараховується), посада з якої звільняється, та пункт Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, відповідно до вимог якого здійснюється призначення (переміщення, зарахування в розпорядження). При зарахуванні в розпорядження у зв’язку з обранням запобіжного заходу в кримінальній справі у виді домашнього арешту чи тримання під вартою, крім вищезазначеного, вказується необхідність припинення, з дня фактичного взяття під варту чи перебування під домашнім арештом, виплату грошового забезпечення;

про присвоєння чергових військових звань — військове звання, яке присвоюється військовослужбовцю, наявне військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та особистий номер військовослужбовця. У разі присвоєння військовослужбовцю військового звання «полковник» достроково або на один ступінь вище військового звання, передбаченого штатом, додатково вказується посада військовослужбовця, яку він обіймає;

про продовження військової служби за новим контрактом, дії або строку контракту — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, строк контракту, з якого часу та на який період (строк) продовжено дію (строк) контракту;

про прийняття (призов) на військову службу із запасу — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовозобов’язаного, про присвоєння особистого номера, якщо до призову (прийняття) на військову службу не було присвоєно, найменування посади, на яку призначається. При прийнятті на військову службу за контрактом додатково зазначається строк, на який укладено контракт, строк випробування (у разі встановлення). Військовослужбовцям, які мають спеціальні звання, додатково може бути присвоєно військове звання в порядку переатестації;

про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, звідки прибув для подальшого проходження служби та з якого часу. Якщо військовослужбовець прибув у розпорядження відповідного начальника (командира) органу Держприкордонслужби, він призначається на посаду номенклатури призначення начальника (командира) органу, якщо інше не визначено регіональним управлінням або Адміністрацією Держприкордонслужби;

про вступ на посаду — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, за якою приступив до виконання обов’язків та з якого часу, які надбавки виплачувати, у якому обсязі та з якого часу, яку премію встановити і за який період.

Дозволяється об’єднувати в один пункт наказу зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби та вступ на посаду військовослужбовців базової військової служби та військовослужбовців, які призвані територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки і прибули для комплектування органу Держприкордонслужби;

про тимчасове виконання обов’язків — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, яку займає, посада, за якою покладається тимчасове виконання обов’язків (вакантною чи не вакантною), на який строк та з якого часу. У пункті наказу може бути вказано вступ до тимчасового виконання обов’язків за посадою;

про зарахування слухачами, ад’юнктами, докторантами — найменування закладу освіти, вид і форма навчання, спеціальність та з якого часу, з абзацу — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер і займана посада військовослужбовця;

про надання відпустки за сімейними обставинами без збереження грошового забезпечення, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, найменування відпустки, тривалість відпустки та з якого часу;

про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а також відпустки, якщо дитина потребує домашнього догляду тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення нею шестирічного віку, та зарахування в розпорядження у зв’язку з наданням такої відпустки — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, з якої звільнити, найменування відпустки, тривалість відпустки та з якого часу;

про відрядження військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі — найменування державного органу, військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, з якої звільнити;

про залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу залишити;

про продовження строків перебування на посадах — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу продовжити;

про направлення військовослужбовців з Держприкордонслужби до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу Державної прикордонної служби України — у розпорядження якого керівника військового формування направити, військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада;

про зарахування військовослужбовця в розпорядження Голови Державної прикордонної служби України у зв’язку з вибуттям у довготривале закордонне відрядження — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, з якої звільняється, найменування закордонної дипломатичної установи і держави, до якої відряджається військовослужбовець, строк відрядження.

Наказ про зарахування в розпорядження складається на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про призначення військовослужбовця на відповідну штатну посаду закордонної дипломатичної установи;

про звільнення з військової служби в запас (відставку) — пункт, його зміст, частина, стаття Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», відповідно до якої здійснюється звільнення військовослужбовця (куди звільняється — в запас чи у відставку), військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада та рішення щодо надання права носіння військової форми одягу;

про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби у зв’язку зі звільненням з військової служби — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, ким виданий наказ про звільнення з військової служби, його дата, номер, із зазначенням статті звільнення, вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні на день звільнення, час на здавання справ і посади, тривалість відпустки, з якого часу надати, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток, грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної основної відпустки та додаткових відпусток або відрахування із грошового забезпечення за дні відпустки, що були використані в рахунок тієї частини календарного року, яка залишилася після звільнення військовослужбовця, які необхідно здійснити виплати: матеріальної допомоги на оздоровлення, додаткових грошових винагород, одноразової грошової допомоги при звільненні, у якому розмірі та за який строк військової служби, остаточна дата закінчення проходження військової служби, до якого територіального центру комплектування та соціальної підтримки направити на військовий облік;

про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби у зв’язку з переміщенням за межі органу — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, ким виданий наказ про переміщення та куди, його дата та номер, час на здавання справ і посади, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток, інформація про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, соціальної допомоги, додаткової грошової винагороди та остаточну дату виключення зі списків особового складу;

про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності) — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) до зміни, особистий номер, займана посада, далі вказується прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) після зміни.

про надання щорічних відпусток — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, найменування відпустки, її тривалість із зазначенням часу, необхідного для проїзду в межах України до місця проведення відпустки та назад, дата початку відпустки, дата повернення з відпустки. Якщо фактична дата повернення з відпустки не співпадає з датою, оголошеною наказом про надання відпустки, нова дата оголошується наказом по особовому складу;

про направлення у відрядження — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, пункт призначення, найменування органу Держприкордонслужби або організації чи установи, куди відряджено військовослужбовця, дата початку, строк та мета відрядження. У разі прибуття з відрядження раніше строку, зазначеного в наказі про відрядження, нова дата прибуття оголошується наказом по особовому складу. Рішення про продовження строку відрядження начальник (командир) органу Держприкордонслужби приймає після прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби на підставі його рапорту, про що видається відповідний наказ;

про направлення на лікування (обстеження, реабілітацію) — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, найменування закладу охорони здоров’я, дата вибуття, мета;

про звільнення від виконання службових обов’язків у зв’язку з хворобою або для догляду за хворою дитиною — військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий номер, строк звільнення, дата початку звільнення, дата, коли військовослужбовець має приступити до виконання службових обов’язків.

12. Проєкти наказів до подання їх на підпис начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані працівником кадрового підрозділу, який створив документ, його керівником, посадовими особами бухгалтерських, юридичних служб і інших відділів (відділень, служб), кого стосується документ, заступниками начальника (командира) органу Держприкордонслужби відповідно до розподілу функціональних повноважень.

13. Витяги з наказів по особовому складу робляться в таких випадках:

за запитом прокуратури, суду, органу досудового розслідування;

прийняття (призов) та звільнення з військової служби;

для надсилання в територіальні центри комплектування та соціальної підтримки з метою повідомлення про прийняття на військову службу за контрактом військовозобов’язаних, жінок і військовослужбовців за призовом (направленням);

зарахування до списків особового складу органів Держприкордонслужби, призначення на посаду, якщо структурні підрозділи дислокуються не на одній території;

в інших випадках, не передбачених цією Інструкцією, якщо виникає потреба в документальному підтвердженні питань проходження військової служби,— за запитом відповідних органів.

Витяги з наказів по особовому складу засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.

14. Накази по особовому складу реєструються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби. Нумерація їх реєстрації щороку починається з першого номера.

При зміні номера чи найменування органу Держприкордонслужби накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього органу видаються тільки після призначення на посаду за новим найменуванням (номером) начальника (командира) цього органу. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.

15. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в підрозділі документального забезпечення органу Держприкордонслужби.

Інші примірники наказів або витяги з них обов’язково висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік осіб, зазначених у наказах, і до органів Держприкордонслужби, де ці особи перебувають на видах забезпечення та за місцем їхньої служби.

Накази начальників (командирів) органів Держприкордонслужби можуть оголошуватися також електронними засобами зв’язку.

16. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання.

Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.

12. Складання та ведення особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу Держприкордонслужби

1. Особова справа (додаток 27) є однією з основних форм персонального обліку військовослужбовців і ведеться з метою всебічного вивчення їх ділових, моральних, інших якостей, необхідних для визначення порядку просування по службі та подальшого використання кадрів. Вона повинна відображати біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність та інші відомості, що об’єктивно характеризують військовослужбовця.

2. До особової справи долучаються: контрольний листок звірок персональних даних військовослужбовця і його ознайомлення з особовою справою (додаток 28), послужний список (додаток 29), анкета (додаток 30), Військова присяга, атестаційний лист, протокол обчислення вислуги років для виплати процентної надбавки за вислугу років, зобов’язання про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію (додаток 31), подання до звільнення з військової служби (додаток 32), розрахунок вислуги років на пенсію, аркуш обліку стажу плавання (додаток 33), аркуш обліку виконання стрибків з парашутом (додаток 34), аркуш обліку роботи водолаза під водою (додаток 35), аркуш обліку участі у бойових діях, під час дії воєнного стану; часу проходження служби, протягом якого особа брала участь в антитерористичній операції; періоду проходження служби у військовому резерві під час безпосередньої участі в антитерористичній операції, під час безпосередньої участі в здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів; часу проходження служби, протягом якого особа брала безпосередню участь у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв’язку із збройною агресією Російської Федерації проти України (додаток 36), аркуш обліку льотної роботи (додаток 37), а також контракти про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, витяги з наказів по особовому складу.

Крім того, до особової справи додаються: матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України (додаток 38) (заява (рапорт) про зарахування на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України, висновок про зарахування на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України (додаток 39), рішення ВЛК встановленої форми, матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України, у тому числі й результати висновків спеціальної перевірки, службові матеріали на працівників, які працювали в Державній прикордонній службі України перед зарахуванням на військову службу за контрактом), матеріали, які характеризують військовослужбовця в період проходження військової служби в Державній прикордонній службі України (додаток 40), подання до призначення (додаток 41), подання до присвоєння військового звання (додаток 42), нагородні листи, плани з наставництва, індивідуальний план роботи з особою, зарахованою до кадрового резерву, висновок про результати перебування в кадровому резерві, інші документи, що характеризують військовослужбовця), архівно-довідкові матеріали (додаток 43).

Особисте розпорядження на випадок загибелі (смерті) про виплату одноразової грошової допомоги та особисте розпорядження на випадок захоплення в полон або заручником, інтернування в нейтральних державах або зникнення безвісти про виплату належного грошового забезпечення, складені військовослужбовцями, які проходять військову службу за контрактом, та військовослужбовцями офіцерського складу, зберігається в особовій справі таких військовослужбовців в конверті 2.

Особисті розпорядження, складені іншими військовослужбовцями, військовозобов’язаними, резервістами, призваними на навчальні (перевірочні) та спеціальні збори чи для проходження служби у військовому резерві, зберігаються разом з їх обліково-послужними документами.

До кожної особової справи долучаються біографічна довідка та контрольна картка (додаток 44).

3. Особова справа й додатки до неї розміщуються в спеціальній папці, зразок якої наведено в додатку 45.

4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на особовий склад кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби.

Записи в особову справу військовослужбовців робляться відповідно до вимог складання і ведення облікових документів з урахуванням особливостей, викладених у цій Інструкції.

5. Особові справи офіцерів вперше складаються в закладах освіти одночасно з підготовкою матеріалів до присвоєння первинного офіцерського звання курсантам (слухачам), що закінчують військові заклади освіти.

Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом складаються:

у кадрових підрозділах — на кандидатів для проходження військової служби за контрактом з числа військовослужбовців базової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період та військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період;

у підрозділах комплектування — на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом (у тому числі служби у військовому резерві) у Держприкордонслужбі, кандидатів на навчання в закладах освіти Держприкордонслужби.

6. При прийнятті осіб сержантського і старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу їх особові справи не перескладаються, а ведуться в органах Держприкордонслужби за місцем їх служби.

На колишніх військовослужбовців Держприкордонслужби, які проходили кадрову військову службу та військову службу за контрактом і повторно прийняті на військову службу до Держприкордонслужби, ведуться особові справи, які отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки. У разі отримання з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки повідомлень про відсутність їх особових справ, в органах Держприкордонслужби оформляються нові особові справи.

7. На військовослужбовців, переведених до Держприкордонслужби з інших військових формувань або правоохоронних органів, оформляються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до архівно-довідкових матеріалів особової справи.

8. Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби, які переведені з інших міністерств, та центральних органів виконавчої влади, а також прийняті на військову службу в Держприкордонслужбі із запасу, підлягають додатковому оформленню відповідно до вимог цієї Інструкції.

9. Складання особових справ і внесення відповідних записів до них здійснюються тільки визначеними посадовими особами кадрових підрозділів (далі — посадові особи).

Посадові особи, на яких покладені обов’язки обліку ведення та зберігання особових справ, повинні:

знати правила обліку, ведення та зберігання особових справ, визначених цією Інструкцією;

не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних військовослужбовців, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків.

Складання особових справ військовослужбовцями на самих себе забороняється.

10. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу начальника (командира) органу Держприкордонслужби. У внутрішньому описі робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та гербовою печаткою.

11. Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовцем здійснюється в присутності посадової особи, яка забезпечує її ведення і облік, не рідше одного разу на рік, про що робиться відповідний запис у контрольному листку звірок.

12. Послужний список — призначений для внесення відомостей про військовослужбовця, його близьких осіб та документального відображення проходження ним військової служби.

Послужний список заповнюється посадовою особою кадрового підрозділу (підрозділу комплектування) відповідно до розподілу повноважень на підставі особистих документів військовослужбовців (кандидатів на військову службу за контрактом) або їх копій, засвідчених у встановленому законодавством порядку, власноруч написаної анкети, наказів та інших відомостей.

Достовірність записів у послужному списку військовослужбовець (кандидат на військову службу за контрактом) засвідчує своїм підписом. Послужний список підписується посадовою особою, яка його склала, засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу (підрозділу комплектування) і скріплюється печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби. Записи в послужному списку робляться без скорочень та виправлень, власноруч, чітким розбірливим почерком. Для зручності в роботі дозволяється робити записи в послужному списку друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки.

13. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише в разі повної втрати придатності з дозволу начальника (командира) органу Держприкордонслужби.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи відповідно до розмірів граф послужного списку.

14. Біографічна довідка заповнюється відповідно до відомостей послужного списку та інших матеріалів, які долучені до особової справи військовослужбовця. У разі складання нової довідки попередня вилучається з особової справи і знищується.

15. Запис про складання Військової присяги здійснюється на титульному аркуші послужного списку, а текст присяги, підписаний військовослужбовцем, підшивається в його особову справу.

Якщо військовослужбовець Військову присягу склав до зарахування на службу за контрактом, запис про це робиться на титульному аркуші послужного списку на підставі військово-облікового документа.

16. Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються. У внутрішні описи вносяться найменування всіх підшитих або приєднаних до справи документів і кількість аркушів цих документів. Раніше складені описи перескладанню не підлягають. Під час пересилання особових справ описи документів не засвідчуються.

17. Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби зберігаються:

в Адміністрації Держприкордонслужби — начальників регіональних управлінь, органів центрального підпорядкування, військовослужбовців Адміністрації Держприкордонслужби та підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, військовослужбовців, які проходять військову службу (навчання строком понад один рік) за кордоном, військовослужбовців, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням їх на військовій службі з виключенням зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, військовослужбовців, які прикомандировані до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим чи місцевих рад;

у регіональних управліннях — начальників (командирів) підпорядкованих органів Держприкордонслужби та їх перших заступників, військовослужбовців, безпосередньо управління регіональних управлінь та підрозділів, які безпосередньо підпорядковані регіональному управлінню, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу;

в органах Держприкордонслужби — військовослужбовців, які зараховані до списків особового складу цього органу (крім окремо поіменованих).

18. Організація роботи з обліку, ведення та зберігання особових справ покладається на начальників регіональних управлінь, начальників (командирів) органів Держприкордонслужби та органів забезпечення.

19. Особові справи підлягають реєстрації відповідно до порядку ведення обліку документів, що містять службову інформацію.

У кадровому підрозділі особові справи також реєструються в книгах обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями — окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу).

Книги обліку особових справ військовослужбовців ведуться за відповідною формою та щороку за одним і тим самим номером включаються до номенклатури справ. Якщо особова справа знімається з обліку, у книзі обліку особових справ військовослужбовців записуються: куди надіслана особова справа, дата і номер супровідного листа або порядковий номер книги обліку особових справ, які знаходяться на архівному зберіганні.

Облік особових справ здійснюється за реєстраційними номерами за книгами обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями — окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу), які присвоюються під час надходження особової справи до органу Держприкордонслужби.

При присвоєнні особам рядового, сержантського і старшинського складу офіцерських звань їх особові справи підлягають реєстрації у Книзі обліку особових справ осіб офіцерського складу.

20. В органах Держприкордонслужби, де знаходяться до 100 особових справ військовослужбовців, особові справи зберігаються в алфавітному порядку за прізвищами та номерами, за більшої кількості особових справ вони зберігаються за номерами. При номерному зберіганні особових справ ведеться додаткова картотека, яка складається з алфавітних карток (додаток 46).

Особові справи зберігаються в металевих (дерев’яних) шафах, які опечатуються печаткою відповідальної за зберігання посадової особи кадрового підрозділу, у спеціально обладнаних для цього приміщеннях. Доступ особам, які не мають відношення до обліку, ведення і зберігання особових справ, заборонено.

21. Кадровим підрозділам органів Держприкордонслужби для забезпечення швидкого та зручного ведення обліку особових справ дозволяється додатково здійснювати автоматизований облік з дотриманням вимог Законів України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах» та «Про захист персональних даних».

22. Для службового користування особова справа видається тільки з дозволу керівника кадрового підрозділу під підпис у контрольній картці, яка до повернення особової справи зберігається в працівника кадрового підрозділу, який забезпечує зберігання особових справ. Забороняється користування особовими справами поза службовими приміщеннями кадрового підрозділу та в позаслужбовий час. Контроль за поверненням особових справ у сховище здійснюється працівниками кадрового підрозділу.

23. У разі вибуття військовослужбовця до нового місця служби його особова справа в місячний строк надсилається до органу Держприкордонслужби, у який призначений військовослужбовець.

24. Особові справи на військовослужбовців, направлених для подальшого проходження служби до інших міністерств і центральних органів виконавчої влади, у місячний строк надсилаються до центрального органу виконавчої влади, у розпорядження якого направлений військовослужбовець.

25. У разі переміщення військовослужбовця, який проходив службу в розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби, до інших органів Держприкордонслужби кадровим підрозділом розвідувального органу в місячний строк здійснюється виготовлення несекретного примірника особової справи, до якої залучаються матеріали, які не мають грифа секретності і надсилаються до органу Держприкордонслужби, у який призначений військовослужбовець. Особові справи, які мали гриф секретності, після виключення зі списків особового складу розвідувального органу військовослужбовця надсилаються на зберігання до Галузевого архіву.

26. Перевірка порядку обліку, ведення та зберігання особових справ здійснюється щороку під час роботи комісії з питань перевірки обліку особового складу. Крім того, така перевірка проводиться в разі заміщення особи, яка забезпечує зберігання особових справ.

Результати перевірки відображаються в акті, який складається в довільній формі в одному примірнику, затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби. У вищий за рівнем підпорядкування орган управління в п’ятиденний строк з дня закінчення перевірки направляється донесення про результати перевірки.

27. Особові справи військовослужбовців, виключених зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, надсилаються:

звільнених з військової служби в місячний строк з дати виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби — до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;

загиблих (померлих), визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті після спливу одного року з дня виключення зі списків особового складу — до Галузевого архіву.

28. На військовослужбовця, який направляється для участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, оформляється виїзна справа, до якої залучаються:

рапорт військовослужбовця з клопотанням про направлення за кордон;

подання до призначення;

копія доповнення до контракту про проходження військової служби в Державній прикордонній службі України про умови і порядок проходження військової служби в складі національного персоналу, що направляється за кордон;

анкета;

витяг з послужного списку, сформований на підставі пункту 13 послужного списку;

довідка ВЛК про придатність до проходження військової служби за кордоном;

копія паспорта громадянина України;

копія документа, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону);

копія документів про освіту;

копія свідоцтва про укладення шлюбу (розірвання шлюбу);

службова характеристика;

погодження підрозділу військової контррозвідки щодо виїзду за кордон;

фотокартка розміром 9 × 12 см.

Копії документів, що долучаються до виїзної справи, та фотокартка завіряються в установленому законодавством порядку.

На останній сторінці подання робиться запис: «Виїзну справу перевірив. Облікові дані відповідають дійсності. Начальник відділу кадрів (військове звання, підпис, власне ім’я і прізвище)».

29. Після закінчення участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки виїзні справи залучаються до особових справ військовослужбовців.

30. У разі дострокового повернення військовослужбовця, який брав участь у міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, в Україну у виїзній та особовій справах робиться запис про це із зазначенням підстав та дати повернення. Запис засвідчується підписом начальника кадрового підрозділу та скріплюється гербовою печаткою органу Держприкордонслужби.

III. Організація та ведення обліку особового складу в особливий період

1. Загальні особливості обліку особового складу в особливий період

1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому розділом II, з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:

на особовий склад, який перебуває на військовій службі (здійснює трудову діяльність), а також військовослужбовців, які проходили службу у військовому резерві за контрактом та призвані на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період,— облікові документи, які велися на нього в органі в мирний час;

на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб офіцерського складу,— особові справи та обліково-послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

3. Персональний облік військовослужбовців, призваних на військову службу, ведеться в книгах алфавітного обліку військовослужбовців окремо від обліку військовослужбовців військової служби за контрактом.

4. Штатно-посадовий облік військовослужбовців ведеться в книзі штатно-посадового обліку особового складу без розподілу за видами військової служби.

5. Особові справи військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, обліковуються в книгах обліку особових справ окремо від обліку особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу.

6. Особовий склад, який прибув з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки для комплектування органу Держприкордонслужби під час проведення мобілізації, визначений за підсумками вивчення посадовими особами пункту прийому особового складу (окремими його елементами), придатними до призначення на посаду, зараховується в день прибуття до списків особового складу органу Держприкордонслужби в порядку, установленому цією Інструкцією. Призначення (переміщення) військовослужбовців здійснюється відповідно до номенклатури посад призначення наказами по особовому складу відповідних начальників (командирів) органів Держприкордонслужби. Ці накази є підставою для визначення посадового становища особового складу, занесення відомостей про них до облікових документів, виписки та видачі їм документів, що посвідчують особу.

7. Військовозобов’язаним, призваним на військову службу під час мобілізації, на особливий період, і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, початком проходження військової служби вважається день, визначений частиною першою статті 24 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу».

Особам, які прибули із запасу під час проведення мобілізації безпосередньо до органів Держприкордонслужби або перебували на цей час на навчальному зборі, у разі відсутності запису територіального центру комплектування та соціальної підтримки про дату призову відмітки про дату їх призову робляться у їх військово-обліковому документі.

До отримання особами, призваними із запасу, службового посвідчення Держприкордонслужби у військово-облікові документи, які вони отримали в територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.

8. Особові справи та обліково-послужні картки військовослужбовців, призначених під час дії особливого періоду в органи Держприкордонслужби, які не беруть участі у бойових діях, надсилаються в установленому законодавством порядку до органів Держприкордонслужби, у які вони вибули.

9. При направленні військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, особові справи та обліково-послужні картки пересилаються до органів, визначених Адміністрацією Держприкордонслужби.

10. Кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби після отримання з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки особових справ, обліково-послужних карток на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, за призовом осіб офіцерського складу, вилучають ідентифікаційні жетони з особистими номерами (за їх наявності) і вручають їх військовослужбовцям.

У разі відсутності у військовослужбовця, призваного на військову службу за призовом під час мобілізації, ідентифікаційного жетона з особистим номером йому в установленому цією Інструкцією порядку присвоюється особистий номер і видається ідентифікаційний жетон з особистим номером.

11. У підрозділах, кораблях (катерах, суднах забезпечення), органах Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:

документи персонального та штатно-посадового обліку органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, направляються і ведуться в органах, визначених Адміністрацією Держприкордонслужби. Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в спосіб, який забезпечує командирів (начальників) достовірними даними про кількісний і якісний склад органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх доукомплектування;

у підрозділах, зокрема заставах, відділах, комендатурах, кораблях (катерах, суднах забезпечення) на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу (додаток 47);

при перевезенні особового складу на літаках, вертольотах, кораблях і суднах кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель, судно іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 48), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки. Другий примірник залишається в органі Держприкордонслужби.

12. Начальникам (командирам) органів Держприкордонслужби забороняється:

направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів та органу Держприкордонслужби;

самовільно заносити до списків особового складу органу Держприкордонслужби військовослужбовців інших органів Держприкордонслужби (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх органів Держприкордонслужби, направляються до місця служби, якщо інше не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

13. Командири підрозділів, у тому числі рот, застав, відділів, комендатур, зобов’язані:

перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;

незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;

щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому начальнику (командиру) про наявність і втрати особового складу.

14. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), захворювання, поранення (травми, контузії, каліцтва) та з інших причин, у підрозділах органу Держприкордонслужби ведеться в такому порядку:

у відділенні, взводі, заставі — про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, начальники (командири) відділень, застав, командири взводів доповідають своєму безпосередньому начальнику (командиру) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;

у роті, відділі прикордонної служби, комендатурі, окремому підрозділі — на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 49), і щодня подається начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби.

15. У кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби іменні списки особового складу, який вибув зі строю, що подали керівники підрозділів, звіряються з даними обліку закладу охорони здоров’я (підрозділів) Держприкордонслужби. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в закладах охорони здоров’я (підрозділах) органу Держприкордонслужби, хто вибув з органу через захворювання, поранення (контузію, травму або каліцтво) та з інших причин, і не перебував у закладах охорони здоров’я (підрозділах) Держприкордонслужби.

16. Загиблі, померлі, визнані в установленому законодавством порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими військовослужбовці або стосовно яких встановлено факт смерті, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами по особовому складу відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

17. На підставі наказів про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби в книгах алфавітного обліку військовослужбовців органу Держприкордонслужби робляться відповідні записи.

18. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які направлені безпосередньо до закладів охорони здоров’я і яких було підібрано на полі бою й на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, керівники цих закладів не пізніше наступного дня після їх прибуття повідомляють за допомогою засобів зв’язку або поштою начальників (командирів) органів Держприкордонслужби, у списках особового складу яких перебувають такі військовослужбовці. У разі відсутності відомостей про місце проходження військової служби керівники закладів охорони здоров’я повідомляють Адміністрацію Держприкордонслужби.

19. Військовослужбовці, які перебували на лікуванні (реабілітації), направляються закладами охорони здоров’я до органів Держприкордонслужби, де вони проходили службу до поранення (хвороби), якщо інше не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

20. Особові справи військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення волі або обмеження волі, надсилаються до Галузевого архіву кадровими підрозділами органів Держприкордонслужби після тримісячного строку зберігання.

21. Статистичний облік особового складу в особливий період ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби відповідно до донесень та звітів регіональних управлінь та органів Держприкордонслужби за формою, установленою Адміністрацією Держприкордонслужби.

22. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової втрати облікових документів кадрові підрозділи регіональних управлінь повинні негайно отримати від підпорядкованих органів іменні списки особового складу, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником вищого органу управління.

У випадку загибелі особового складу органу Держприкордонслужби внаслідок застосування ворогом зброї масового ураження кадрові підрозділи регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби зобов’язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості й встановлення прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), військових звань загиблих.

23. Під час дії воєнного стану військовослужбовцю, який був позбавлений військового звання, начальник (командир) органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу присвоює військове звання солдата (матроса), оголошує службове становище військовослужбовця військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, після чого такий військовослужбовець призначається на посаду осіб рядового складу та продовжує проходити військову службу до припинення або скасування воєнного стану.

24. Під час дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок у районах активних бойових дій визначається начальником (командиром) органу Держприкордонслужби самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

25. Під час дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між начальником (командиром) органом Держприкордонслужби та працівником.

2. Облік безповоротних втрат особового складу

1. Особовий склад, який безповоротно вибув з органів Держприкордонслужби внаслідок загибелі (смерті) та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони розподіляються на бойові та інших загиблих (померлих).

До бойових безповоротних втрат належать особи, які:

загинули під час виконання бойових завдань;

загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї;

померли внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), хвороби та з інших причин під час безпосередньої участі у заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, перебування в полоні (у заручниках) або інтернування незалежно від місця смерті;

загинули (померли), визнані у встановленому законом порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті внаслідок подій і нещасних випадків, пов’язаних із виконанням обов’язків військової служби під час безпосередньої участі в заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України.

До інших загиблих (померлих) належать особи, які:

померли від захворювання та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;

вчинили самогубство;

загинули (померли), визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті від необережного поводження зі зброєю, через порушення заходів безпеки, внаслідок позастатутних взаємовідносин, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних з виконанням обов’язків військової служби під час безпосередньої участі в заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України.

2. В органах Держприкордонслужби персональний облік безповоротних втрат особового складу в особливий період ведеться в книгах обліку безповоротних втрат і за іменними списками безповоротних втрат особового складу (додаток 50).

Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по особовому складу окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках із розподілом безповоротних втрат кожної категорії особового складу на бойові та інших загиблих (померлих).

Іменні списки звіряються з даними статистичного обліку втрат і подаються до кадрового підрозділу органу вищого рівня управління.

У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку безповоротних втрат особового складу, або з’ясування, що він перебуває на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по особовому складу і доповідається в орган вищого рівня управління, а також сповіщається територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, якому відправлено повідомлення.

3. У регіональному управлінні персональний облік безповоротних втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться в кадровому підрозділі. Облік ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу, поданими підпорядкованими органами, та іменними списками безповоротних втрат особового складу управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування.

Після перевірки іменних списків, які надійшли з підпорядкованих органів, та іменних списків управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування кадрові підрозділи регіональних управлінь складають загальний іменний список безповоротних втрат, перший примірник якого надсилають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

Другий примірник іменного списку зберігається в регіональному управлінні.

4. У закладах охорони здоров’я Держприкордонслужби облік померлого (загиблого) особового складу із числа постійного складу ведеться відповідно до глави 6 розділу II цієї Інструкції.

5. На особовий склад, який загинув (помер) на шляху прямування в складі команди, складається акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 51), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров’я Держприкордонслужби, який здійснював супроводження команди.

Другий примірник акта передається до державного або комунального закладу охорони здоров’я, до якого передали тіло загиблого (померлого).

Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, куди прибула команда.

6. Орган Держприкордонслужби, який прийняв команду, на підставі акта на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, наказом по особовому складу виключає військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, зі списків особового складу і включає їх до іменного списку безповоротних втрат особового складу, а до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (родичів) загиблих (померлих) висилає сповіщення про смерть (загибель).

7. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу після прибуття корабля (судна) в пункт призначення.

8. Загальний облік безповоротних втрат у Державній прикордонній службі України здійснюється кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Облік військовослужбовців, визволених із полону (після інтернування), звільнених із заручників та які вийшли з оточення

1. В органах Держприкордонслужби на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, складається іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, і перебувають в органах Держприкордонслужби (додаток 52), у двох примірниках окремо на кожну групу військовослужбовців.

Перший примірник іменного списку надсилається до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби за підпорядкованістю, другий примірник зберігається в органі Держприкордонслужби.

Начальники (командири) органів Держприкордонслужби зобов’язані забезпечити своєчасне надсилання іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці.

2. У випадку смерті військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, на шляху прямування до органу Держприкордонслужби або під час перебування в ньому складається окремий іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли (додаток 53).

3. Контроль за своєчасним і правильним наданням органами Держприкордонслужби іменних списків, зазначених у пунктах 1, 2 цієї глави, покладається на начальників кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

4. У разі прибуття військовослужбовці, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені із заручників, у тому числі які вийшли з оточення поодинці, до закладів охорони здоров’я Держприкордонслужби, керівник закладу охорони здоров’я Держприкордонслужби протягом доби письмово повідомляє Адміністрацію Держприкордонслужби та керівників органів Держприкордонслужби, у яких проходили службу ці військовослужбовці.

IV. Загальні вимоги до складання та ведення облікових документів

1. Під час складання та ведення всіх облікових документів особливу увагу слід звертати на повноту, точність і достовірність записуваних даних, дотримуючись при цьому таких вимог:

записи здійснюють стисло, розбірливо, без зайвих пояснень. У всіх випадках, якщо у формі чи поясненні до неї потрібно підтвердити наведені дані наказами або іншими документами, обов’язково вказуються назва виду, номер і дата відповідного документа;

записи олівцем в облікових документах роблять у випадках, передбачених цією Інструкцією;

перекреслювати записи в облікових документах забороняється. У разі виявлення помилок у записі, їх виправлення проводиться на підставі підтверджених відповідними документами даних і завіряється підписом посадової особи, яка забезпечує ведення обліку особового складу. Виправлення, внесені до послужного списку, засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу або його заступника та гербовою печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) пишуться в облікових документах без скорочень, при цьому прізвище пишеться великими літерами. Забороняється в документах замість власного імені та по батькові (за наявності) писати ініціали, крім випадків, передбачених у самому документі;

якщо в заголовках і підзаголовках граф документів передбачається надання відповідей на декілька питань, відповіді надаються в послідовності поставлених запитань. Відповіді на питання «так», «ні» або прочерки замість відповідей не допускаються;

військові звання зазначаються повністю;

відомості про освіту — на підставі дипломів, свідоцтв, інших документів про закінчення закладів освіти, а також наказів закладів освіти Держприкордонслужби по особовому складу. При цьому послідовно записують найменування закладів освіти і роки їх закінчення;

у відомостях про сімейний стан, вказують «неодружений (незаміжня)», «одружений (заміжня)», «вдова (удівець)». Відомості записують на підставі свідоцтв, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, рішень судів. Слово «неодружений (незаміжня)» записується простим олівцем;

відомості про травми (поранення, контузії, каліцтва), отримані під час ведення бойових дій, записуються на підставі довідки про обставини травми (поранення, контузії, каліцтва). При цьому вказується характер травми (поранення, контузії, каліцтва), коли й де вони отримані;

записи в трудовій книжці під час прийому на роботу, при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні робитися відповідно до законодавства із посиланням на статтю (пункт) закону чи іншого нормативно-правового акта.

2. Усі зміни військового звання, посади, освіти, сімейного стану мають своєчасно вноситися в документи обліку особового складу.

3. Під час складання відомостей про чисельність особового складу слід дотримуватися таких вимог:

кожний військовослужбовець (працівник) обліковується у відомостях тільки в одному із органів Держприкордонслужби;

військовослужбовці (працівники), які тимчасово вибули у відрядження, до закладів охорони здоров’я, закладів освіти для складання вступних іспитів, на навчання, без виключення зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, указуються у відомостях тих органів Держприкордонслужби, де вони перебувають у списках особового складу і звідки тимчасово вибули;

військовослужбовці (працівники), які вибули з органу Держприкордонслужби напередодні складання відомостей, але не встигли прибути на день складання відомості в інший орган Держприкордонслужби, у вищих органах управління включаються в облікову чисельність того органу Держприкордонслужби, з якого вони вибули.

---

Акт

перевірки стану обліку особового складу

Іменний список

Книга

обліку особового складу

Книга

штатно-посадового обліку особового складу

Книга

алфавітного обліку військовослужбовців

Книга

обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу

Книга

обліку особових справ

Книга

обліку безповоротних втрат

Пропозиція

органу Держприкордонслужби

Іменний список

для вечірньої повірки

Сповіщення

Акт

Сповіщення

на особисті речі померлого (загиблого)

Список

військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном

Список

військовослужбовців Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном

Книга

алфавітного обліку військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном

Кількість

особового складу, яка виділяється для супроводження груп (команд) військовослужбовців базової військової служби

Журнал

контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно

Припис

Посвідчення

про відрядження

Графік

надання щорічних основних і додаткових відпусток особовому складу

Відпускний квиток

Опис

ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця Державної прикордонної служби України

Журнал

обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців

Звіт

про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям

НАКАЗ

ОСОБОВА СПРАВА

Контрольний листок

звірок персональних даних військовослужбовця і його ознайомлення з особовою справою

Послужний список

Анкета

Зобов’язання

про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію

Подання

Аркуш

обліку стажу плавання

Аркуш

обліку виконання стрибків з парашутом

Аркуш

обліку роботи водолаза під водою

Аркуш

обліку участі в бойових діях під час дії воєнного стану; часу проходження служби, протягом якого особа брала участь в антитерористичній операції; періоду проходження служби у військовому резерві під час безпосередньої участі в антитерористичній операції, під час безпосередньої участі у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, перебуваючи безпосередньо в районах та у період здійснення зазначених заходів; часу проходження служби, протягом якого особа брала безпосередню участь у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв’язку із збройною агресією Російської Федерації проти України

Аркуш

обліку льотної роботи

Матеріали

вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України

Висновок

про зарахування на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України

Матеріали,

які характеризують військовослужбовця в період проходження військової служби в Державній прикордонній службі України

Подання

до призначення

Подання

до присвоєння військового звання

Архівно-довідкові матеріали

ОСОБОВА СПРАВА

ОСОБОВА СПРАВА

ОСОБОВА СПРАВА

Іменний список

особового складу

Іменний список

особового складу, який підлягає перевезенню

Іменний список

особового складу, який вибув із строю

Іменний список

безповоротних втрат особового складу

Акт

на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування

Іменний список

військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці і перебувають в органах Держприкордонслужби

Іменний список

військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли