Про затвердження Змін до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав

Відповідно до Порядку ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), НАКАЗУЄМО:

1.

Затвердити Зміни до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534, що додаються.

2.

Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра внутрішніх справ України, заступника Міністра освіти і науки України, заступника Міністра фінансів України, заступника Міністра юстиції України відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності постановою Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 4 листопада 2015 р. № 890».

---

Зміни

до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав

1.

В абзаці третьому пункту 2 слова «, органів виконання покарань та пробації» виключити.

2. Пункт 6 викласти в такій редакції:

«6. Для проставлення апостиля до компетентного органу, визначеного у пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (далі — компетентний орган) або визначеного таким компетентним органом суб’єкта необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку (крім випадку витребування (отримання) оригіналу документа та проставлення на такому документі апостиля);

платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля, оформлену відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29 липня 2022 року № 163 (крім випадку оплати послуг з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія) або іншої інформаційно-комунікаційної системи за допомогою інтегрованих платіжних систем у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі — Реєстр), або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

заяву від особи, яка подає такі документи.

У разі якщо проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Реєстру, заява про проставлення апостиля, що подається в паперовій формі, формується та реєструється посадовою особою компетентного органу або визначеним таким компетентним органом суб’єктом за допомогою програмних засобів Реєстру, а заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі,— формується заявником з використанням засобів Порталу Дія з обов’язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853), та передається до Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта» для реєстрації програмними засобами Реєстру.

Заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, має бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

У разі обробки персональних даних, отриманих від заявника, компетентні органи вживають заходів, передбачених Законом України «Про захист персональних даних».».

3. У пункті 7:

абзац третій доповнити словами «,— у випадку проставлення апостиля на документі у паперовій формі;»;

доповнити новим абзацом такого змісту:

«якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відповідність відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа — у випадку проставлення апостиля на документі в електронній формі.».

4. Пункт 8:

доповнити словами «, а у випадку проставлення апостиля на електронних документах — відомості про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.»;

доповнити новим абзацом такого змісту:

«У разі проставлення апостиля компетентними органами за допомогою програмних засобів Реєстру або іншої інформаційної системи наявні зразки підписів осіб, які підписали документ, а також проставлені на документах печатки та/або штампи можуть використовуватися посадовими особами таких компетентних органів без унесення таких зразків до Реєстру або відповідної інформаційної системи.».

5. У пункті 9:

абзац перший доповнити словами «, а у випадку проставлення апостиля на електронному документі — відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа з наявними у Реєстрі відомостями про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.»;

абзац другий після слів «печатки та/або штампа» доповнити словами «, відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа» та слово «зразка» замінити словами «зразка / відомостей».

6. У пункті 10:

абзац восьмий після слів «печаток та/або штампів» доповнити словами «, відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа»;

абзац дев’ятий після слів «відбиток печатки» доповнити словами «та/або штампа»;

після абзацу дев’ятого доповнити абзацом десятим такого змісту:

«відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа не відповідають наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа;».

У зв’язку з цим абзаци десятий — тринадцятий вважати відповідно абзацами одинадцятим — чотирнадцятим;

в абзаці тринадцятому слово «і» замінити словами «та/або».

7. Абзац перший пункту 12 викласти в такій редакції:

«12. Апостиль установлюється розміром не менше ніж 10 × 10 см, у межах якого розміщено текст за зразком, наведеним у додатку 1 до цих Правил, та у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру під апостилем розміщено додаткову інформацію до апостиля, наведену у додатку 2 до цих Правил.».

8. У пункті 13 слова «, візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи» замінити словами «або у формі електронного документа (у разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру)».

9. У пункті 14:

абзац перший після слова «Апостиль» доповнити словами «у формі спеціальної відмітки»;

абзац другий викласти в такій редакції:

«Апостиль у формі електронного документа проставляється на документі в паперовій формі за допомогою програмних засобів Реєстру шляхом візуалізації його на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу чи визначеним компетентним органом суб’єктом. Апостиль у формі електронного документа проставляється на документі в електронній формі посадовою особою компетентного органу за допомогою програмних засобів Реєстру шляхом об’єднання таких апостиля та документа в єдиний файл у формі документа, який матиме юридичну силу лише в електронній формі.»;

абзац третій після слів «від документа аркуші» доповнити словами «, у тому числі шляхом візуалізації на папері апостиля у формі електронного документа,»;

абзац четвертий виключити.

У зв’язку з цим абзац п’ятий вважати абзацом четвертим.

10. Пункт 17 після слів «вказуються прізвище» доповнити словами «, власне ім’я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали),».

11. Абзац перший пункту 18 після слів «та її прізвище» доповнити словами «, власне ім’я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали)».

12. У пункті 19:

абзац перший після слів «Проставлення апостиля» доповнити словами «у формі спеціальної відмітки»;

в абзаці четвертому слово «ініціали» замінити словами «власне ім’я, по батькові (за наявності) або прізвище та ініціал (ініціали)»;

доповнити новим абзацом такого змісту:

«У разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру або іншої інформаційної системи збирання, накопичення, захист, облік, відображення, оброблення відомостей про проставлені апостилі забезпечується за допомогою технічних і програмних засобів Реєстру або відповідної інформаційної системи.».

13. Пункт 21 доповнити словами «, а в разі проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру — відомостям, що містяться в Реєстрі».

14. У додатках до цих Правил:

1) відмітку до додатка після слова «додаток» доповнити цифрою «1» та викласти в новій редакції, що додається;

2) доповнити новим додатком 2, що додається.

---

Зразок апостиля

---

Додаток 2 до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (пункт 12)

Додаткова інформація

до апостиля