ВИЩИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД УКРАЇНИ

НАКАЗ

20.01.2015  № 3

Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу

Відповідно до статті 32 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та з метою налагодження процесу оперативного обміну інформацією в електронному вигляді між судовими установами, учасниками судового процесу, іншими державними структурами для забезпечення справедливого та неупередженого адміністративного правосуддя, своєчасного доведення інформації до учасників судового процесу НАКАЗУЮ:

1.

2. На додаток до існуючого порядку повідомлення сторін судового процесу запровадити у Вищому адміністративному суді України (далі - ВАСУ) проект щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду відповідно до Тимчасового регламенту обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу.

3.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ТИМЧАСОВИЙ РЕГЛАМЕНТ

обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу

1. Загальні положення

Тимчасовий регламент обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу (далі - Регламент) визначає порядок надсилання учасникам судового процесу процесуальних документів в електронному вигляді, а саме: судових рішень, повісток-викликів та повісток-повідомлень. Таке надсилання здійснюється додатково до передбаченого процесуальним законодавством надіслання процесуальних документів і не є заміною останньому.

У цьому Регламенті наведені нижче терміни, які вживаються у такому значенні:

- електронна адреса - адреса електронної пошти, що складається з ідентифікатора, позначки "@" та доменного імені.

- система обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу (далі - Система) - програмний комплекс, що є складовою веб-порталу судової влади, який забезпечує надсилання документів в електронному вигляді судом учасникам процесу.

- учасники судового процесу (далі - Користувачі) - особи, визначені відповідним процесуальним законодавством і зареєстровані в Системі;

- база даних Системи - це систематизовані дані про Користувачів, які зареєстровані в Системі.

- персональний кабінет Користувача - розділ Системи, який містить всі необхідні інструменти для роботи в Системі.

- держатель Системи - Державна судова адміністрація України (далі - ДСА України), яка забезпечує її ведення, контролює здійснення заходів, пов'язаних із захистом інформації, що в ній міститься та виконує інші функції, передбачені цим Регламентом.

- адміністратор Системи (далі - Адміністратор) - визначена Державною судовою адміністрацією України, відповідно до законодавства юридична особа, яка здійснює заходи щодо технічного і програмно-технологічного забезпечення функціонування Системи, надання доступу до інформації, що в ній міститься, забезпечує зберігання та захист такої інформації, систематизацію даних, які містяться в Системі, створення та забезпечення функціонування інформаційно-пошукової системи доступу до Системи, укладає договори з Користувачами.

2. Реєстрація в Системі

Документи можуть бути надіслані Користувачам судом в електронному вигляді лише після реєстрації в Системі, розміщеної на офіційному веб-порталі судової влади України, та подання до суду підписаної заяви про отримання на електронну адресу копії тексту судових рішень, повісток-викликів та повісток-повідомлень.

При реєстрації у Системі Користувач обов'язково заповнює форму реєстрації із зазначенням наступної інформації:

• найменування для юридичних осіб або прізвище, ім'я, по-батькові для фізичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

• для юридичних осіб ідентифікаційний код юридичної особи, для фізичних осіб та фізичних осіб-підприємців - ідентифікаційний номер платника податків - фізичної особи (у разі відсутності ідентифікаційного номеру - серія та номер паспорту громадянина);

• адреса місцезнаходження або місця проживання (з обов'язковим зазначенням поштового індексу);

• адреса особистої електронної пошти (e-mail) Користувача, яка в подальшому буде використовуватись Адміністратором для інформування Користувача про пароль доступу до Системи (у випадку його зміни або з метою нагадування Користувачеві паролю), а також повідомлення Користувача про події надходження на електронну адресу інформації по судових справах).

• номери телефонів (факсів);

• інформація про особу, яка внесла дані (П.

• дата та час заповнення, які проставляються автоматично;

• згода суб'єкта персональних даних на обробку персональних даних (для фізичних осіб).

У разі відповідності та повноти внесення Користувачем інформації у шаблон форми реєстрації, Системою автоматично генерується адреса електронної пошти Користувача у форматі: ідентифікаційний код юридичної особи або ідентифікаційний номер платника податків - фізичної особи (у разі відсутності ідентифікаційного номеру - серія та номер паспорту громадянина) "@mail.gov.ua".

Після автоматичної генерації адреси електронної пошти, Користувач в окремому полі зазначає пароль доступу до поштової скриньки, який в подальшому Користувач може змінити.

Результати реєстрації додаються до бази даних Системи на веб-порталі судової влади і можуть використовуватися судами для надсилання Користувачам документів, зазначених Розділом 1 даного Регламенту.

3. Порядок роботи Користувача в Системі

Для початку роботи Користувача в Системі необхідно виконати наступні дії (далі - Реєстрація в Системі):

• завантажити веб-портал Вищого адміністративного суду України або судової влади;

• перейти до розділу "Електронний суд";

• ввести логін (який згенерований при реєстрації Користувача) та пароль Користувача для завантаження Персонального кабінету Користувача;

• вибрати режим роботи "Ознайомлення з документами".

Перехід до Персонального кабінету Користувача з наданням можливості роботи в Системі здійснюється після перевірки на правильність введення інформації у базі даних Системи.

Для Користувачів, які уклали довгострокові договори з Адміністратором може передбачатися уніфікований механізм обміну повідомленнями, з можливістю використання власного програмного забезпечення в рамках Електронного суду.

4. Надсилання електронних документів судом Користувачеві

Суд після виготовлення та підписання процесуального документа паралельно із порядком визначеним процесуальним законодавством, надсилає електронні копії процесуального документа, скріплені електронним цифровим підписом, електронною поштою на поштову скриньку учасника судового процесу, якщо такий учасник зареєстрований в Системі як Користувач.

Забороняється надсилати електронні копії документів особам, які не зареєстровані у базі даних Системи, окрім випадків визначених процесуальним законодавством.

Облік електронних відправок здійснюється у відповідних реєстрах електронної відправки.