НАКАЗ від 10.07.2023 № 836 "Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України". МОН України. 2023

Актуальність документа станом на 21.09.2023

завантажити документ, актуальний на поточний час

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

10.07.2023 № 836

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

24 липня 2023 р.

за № 1249/40305

Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України

Відповідно до статті 6 Закону України «Про захист персональних даних», пункту 1.2. розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 8 Положення про Міністерство освіти і науки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 жовтня 2014 року № 630, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних у Міністерстві освіти і науки України НАКАЗУЮ:

Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України, що додається.

Департаменту правового забезпечення (Рудик І.) в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Міністр

О. Лісовий

ПОГОДЖЕНО:

Голова Державної служби спеціального зв’язку

та захисту інформації України

Перший заступник

Міністра цифрової трансформації України

Уповноважений Верховної Ради України

з прав людини

Ю. Щиголь

О. Вискуб

Д. Лубінець

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

освіти і науки України

10 липня 2023 року № 836

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

24 липня 2023 р.

за № 1249/40305

ПОРЯДОК

обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України

Загальні положення

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України, під час їх обробки в інформаційних системах МОН.

2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених в Законах України «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України «Про захист персональних даних».

5. Персональні дані в інформаційних системах МОН обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли в паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників МОН).

6. Володільцем персональних даних є МОН.

7. Цей Порядок є обов’язковим до виконання для державних службовців та інших працівників апарату МОН, яким надано доступ до інформації, що містить персональні дані, у межах виконання ними своїх повноважень.

8. Організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних кожної категорії суб’єктів персональних даних, обробку яких здійснює МОН, забезпечує відповідальна особа з питань захисту персональних даних (далі - відповідальна особа), яка визначається наказом МОН.

Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України «Про захист персональних даних».

II. Мета та підстави обробки персональних даних

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є МОН, здійснюється з метою:

1) забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом, військового та податкового обліків;

2) забезпечення права особи на доступ до електронних публічних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

3) ведення діловодства з питань управління персоналом, адміністративно-правових відносин, ведення бухгалтерського обліку та звітності та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції МОН;

4) забезпечення реалізації вимог законодавства в сфері оплати праці щодо виплати заробітної плати працівникам МОН через установи банків; щодо матеріальної відповідальності працівників за шкоду, заподіяну МОН внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків; щодо відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями працівників; щодо відомостей про оплату праці працівника;

5) забезпечення реалізації вимог пенсійного законодавства щодо отримання інформації про заробітну плату за попередні періоди та пенсії з особових рахунків;

6) забезпечення реалізації вимог податкового законодавства щодо подання податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску;

7) нагородження державними нагородами України та відзначення державними та відомчими заохочувальними відзнаками працівників МОН, а також працівників підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління МОН;

8) забезпечення реалізації програм, проєктів та проведення заходів у сферах освіти і науки;

9) надання фінансової підтримки для реалізації програм (проєктів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства;

10) оформлення візової підтримки, сприяння при виїзді за кордон та в’їзді в Україну;

11) забезпечення реалізації вимог бюджетного законодавства та законодавства у сфері господарської діяльності;

12) розгляду та прийняття рішень щодо затвердження / скасування рішень спеціалізованих вчених рад про присудження наукових ступенів та видачі/відмови у видачі дипломів про наукові ступені, щодо затвердження/скасування рішень вчених рад про присвоєння вчених звань та видачі/відмови у видачі атестатів про вчені звання;

13) визнання в Україні документів про наукові ступені (кваліфікаційних документів), які видані громадянам України та іноземцям органами атестації інших держав;

14) державного визнання документів про вищу духовну освіту, наукові ступені та вчені звання, виданих закладами вищої духовної освіти;

15) здійснення організаційного забезпечення оновлення складу Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України;

16) забезпечення призначення на посади та звільнення з посад голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України;

17) здійснення щорічних моніторингів і оцінювання наукової, науково-технічної та інноваційної діяльності відповідно до нормативно-правових актів, а також опитувань суб’єктів науково-технічної та інноваційної екосистеми;

18) забезпечення проведення конкурсного відбору наукових, науково-технічних робіт і проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу для виконання зобов’язань України у Рамковій програмі Європейського Союзу з наукових досліджень та інновацій «Горизонт 2020»;

19) забезпечення призначення та виплати державних стипендій видатним діячам освіти і науки;

20) забезпечення проведення державної акредитації фізичних та юридичних осіб на право проведення наукової та науково-технічної експертизи відповідно до Порядку проведення державної акредитації фізичних та юридичних осіб на право проведення наукової та науково-технічної експертизи, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 12 січня 2004 року № 12, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 січня 2004 року за № 110/8709;

21) забезпечення виплат надавачам послуг з проведення наукової експертизи дисертаційних досліджень (дисертацій);

22) забезпечення призначення та виплати державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні відповідно до Положення про державні іменні стипендії найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2018 року № 1017;

23) забезпечення призначення та виплати стипендії Президента України переможцям Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика відповідно до Положення про стипендії Президента України переможцям Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика, затвердженого Указом Президента України від 03 жовтня 2008 року № 899/2008;

24) забезпечення призначення та виплати стипендій Президента України переможцям Міжнародного мовно-літературного конкурсу учнівської та студентської молоді імені Тараса Шевченка відповідно до Положення про стипендії Президента України переможцям Міжнародного мовно-літературного конкурсу учнівської та студентської молоді імені Тараса Шевченка, затвердженого Указом Президента України від 01 вересня 2011 року № 884/2011;

25) забезпечення виплат за міжнародними проєктами, учасником яких є МОН;

26) забезпечення проведення конкурсного відбору проєктів фундаментальних наукових досліджень, прикладних наукових досліджень та науково-технічних (експериментальних) розробок молодих вчених, які працюють (навчаються) у закладах вищої освіти та наукових установах, що належать до сфери управління МОН;

27) забезпечення проведення конкурсного відбору фундаментальних наукових досліджень, прикладних наукових досліджень, науково-технічних (експериментальних) розробок, виконавцями яких є заклади вищої освіти та наукові установи, що належать до сфери управління МОН;

28) забезпечення проведення конкурсного відбору проєктів прикладних досліджень з розроблення наукових засад державної політики у сферах освіти і науки, інноваційної діяльності в зазначених сферах, виконавцями яких є наукові установи, що належать до сфери управління МОН;

29) забезпечення проведення конкурсного відбору претендентів на призначення стипендії Кабінету Міністрів України для молодих вчених, які працюють (навчаються) у закладах вищої освіти та наукових установах, що належать до сфери управління МОН;

30) забезпечення проведення конкурсного відбору претендентів на здобуття Премії Верховної Ради України молодим ученим, іменних стипендій Верховної Ради України для молодих учених - докторів наук;

31) необхідність здійснення організаційного забезпечення оновлення персональних складів стипендіальних комісій, рад проректорів з наукової роботи та керівників наукових установ, що належать до сфери управління МОН;

32) забезпечення проведення щорічного конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням;

33) укладення договорів за державним замовленням;

34) забезпечення проведення щорічного конкурсу на здобуття Премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій та її виплати;

35) перегляду та перевірки документів про освіту у ЄДЕБО;

36) перегляду та опрацювання звернень закладів освіти у ЄДЕБО;

37) підготовки довіреностей та відповідних актів приймання-передачі;

38) подання звітності, передбаченої законодавством;

39) забезпечення призначення та виплати стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти;

40) забезпечення проведення конкурсу щодо обрання членів Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти;

41) забезпечення проведення конкурсного відбору Науково-методичної ради та науково-методичних комісій Міністерства освіти і науки України;

42) забезпечення проведення відбору щодо обрання членів Громадської ради при МОН.

2. МОН здійснює обробку персональних даних на підставах визначених статтею 11 Закону України «Про захист персональних даних».

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають МОН послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

III. Категорії суб’єктів та склад персональних даних

1. МОН здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

1) працівників МОН;

2) кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється МОН;

3) кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України;

4) працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН;

5) осіб, які звертаються до МОН в порядку, визначеному законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та «Про безоплатну правову допомогу»;

6) користувачів інформації в інформаційно-комунікаційних системах, держателем яких є МОН;

7) учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбаченого законодавством;

8) керівників інститутів громадянського суспільства, керівників проєктів, осіб, залучених до реалізації програм (проєктів, заходів);

9) працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН;

10) кандидатів на заміщення членів Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України;

11) кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України;

12) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступники та особи, уповноважені на заповнення звітних форм;

13) заявників на участь у конкурсному відборі наукових, науково-технічних робіт та проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств), експертів (представники закладів вищої освіти та наукових установ);

14) кандидатів на здобуття державних стипендій видатним діячам науки та державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні;

15) заявників (фізичні особи) на отримання свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи;

16) заявників (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України;

17) керівників учасника конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням, наукових керівників науково-технiчної (експериментальної) розробки та її авторів, які підписують конкурсну заявку;

18) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників, головних бухгалтерів, керівників планових підрозділів виконавців договорів, які уповноважені на підписання договорів, додаткових угод до договорів та звітних документів за відповідний етап виконання робіт за договором;

19) керівників (їх заступників) органів виконавчої влади, Національної академії наук України, національних галузевих академій наук, підприємств, установ, організацій, уповноважених на підписання документів на участь у конкурсному відборі робіт на здобуття премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій, представників авторських колективів;

20) фізичних осіб - здобувачів наукових ступенів та вчених звань, їх опонентів (офіційних опонентів), членів спеціалізованих вчених рад, наукових консультантів (наукових керівників);

21) працівників підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МОН;

22) фізичних осіб (одержувачі виплат через апарат МОН);

23) фізичних осіб - підприємці;

24) кандидатів до складу Громадської ради при МОН та членів Громадської ради;

25) кандидатів на здобуття стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти;

26) заявників на участь у конкурсі щодо обрання членів Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти;

27) заявників на участь у конкурсному відборі щодо обрання членів Науково-методичної ради та науково-методичних комісій Міністерства освіти і науки України;

28) фізичних осіб (здобувачів освіти).

2. Склад персональних даних, які обробляються МОН, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. МОН опрацьовуються такі персональні дані:

1) працівників МОН:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ);

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;

2) кандидатів на зайняття вакантних посад МОН:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

3) осіб, які звертаються в порядку, визначеному законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та «Про безоплатну правову допомогу»:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інформація про місце роботи;

наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;

відомості про засоби зв’язку;

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе.

4) кандидатів на призначення державних стипендій Президента України, Кабінету Міністрів України:

5) працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН:

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

біографічні дані;

6) учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбачених законодавством:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе;

7) керівників інститутів громадянського суспільства, керівників програм (проєктів, заходів), осіб, які залучені до їх реалізації:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про засоби зв’язку;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

інші дані, які особа добровільно за власним бажанням надає про себе;

8) працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН:

9) здобувачів наукових ступенів та вчених звань, членів спеціалізованих вчених рад, наукових консультантів (наукових керівників), опонентів (офіційних опонентів):

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), особистий підпис;

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

дата і місце народження;

громадянство;

стать;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

11) кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

12) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників та осіб, уповноважених на заповнення звітних форм:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

15) заявників (фізичні особи) на отримання державного свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи; заявників (представники закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

16) керівників учасника конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням, наукових керівників науково-технiчної (експериментальної) розробки та її автори, які підписують конкурсну заявку:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

17) керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників, головних бухгалтерів, керівників планових підрозділів виконавців договорів, які уповноважені на підписання договорів, додаткових угод до договорів та звітних документів за відповідний етап виконання робіт за договором; керівників (їх заступників) відповідного органу виконавчої влади, Національної академії наук України або національної галузевої академії наук, уповноважених на підписання заявок для участі конкурсному відборі робіт на здобуття Премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій, керівників підприємств, установ, організацій за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, керівників кадрової служби за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, інших осіб, уповноважених на підписання документів для участі у конкурсному відборі, представників авторського колективу:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

стать;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

інформація про місце роботи (навчання);

найменування посади;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини;

копії документів про освіту, вчене звання та науковий ступінь;

копії документів про відзнаки;

наукові здобутки;

відомості про засоби зв’язку;

18) окремо визначених представників закладів освіти, державних установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, на яких здійснюється оформлення довіреностей та які підписують акт приймання-передачі:

реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

19) фізичні особи, фізичні особи - підприємці, які співпрацюють з МОН:

20) кандидатів на призначення стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

рік народження;

посада;

науковий ступінь;

вчене звання;

відзнаки;

21) кандидатів до складу Громадської ради при МОН та членів Громадської ради:

видані особі на її ім’я документи;

підписані нею документи;

відомості, які особа надає про себе;

22) заявників на участь у конкурсі щодо обрання членів Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

основне місце роботи;

відомості про освіту;

науковий ступінь та/або вчене звання;

23) заявники на участь у конкурсному відборі щодо обрання членів Науково-методичної ради та науково-методичних комісій МОН:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

відомості про адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування);

відомості про засоби зв’язку;

основне місце роботи;

відомості про освіту;

науковий ступінь та/або вчене звання;

24) здобувачів освіти:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

інформація щодо зміни прізвища, імені, по батькові;

дата народження;

тип, серія (за наявності), номер, ким і коли виданий документ, що посвідчує особу (для особи, якій не виповнилось 14 років - свідоцтво про народження;

для особи, яка звернулася із заявою про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, і не має документів, що посвідчують особу - довідка про звернення за захистом в Україні);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

громадянство;

стать;

інформація, що міститься в документі про освіту (науковий ступінь), на підставі якого особа вступила на навчання;

інформація, що міститься в свідоцтві про визнання іноземного документа про освіту або в академічній довідці;

інформація про зарахування (наказ), відрахування, переривання навчання, поновлення і переведення (причина відрахування, переривання навчання, поновлення і переведення, а також дата та номер відповідного наказу);

з 01 січня 2024 року - інформація про призначення стипендії (стипендій) та належність до пільгової категорії здобувачів освіти щодо призначення стипендій та соціального захисту (статус, підстава, відповідні документи);

рівень (освітньо-кваліфікаційний (кваліфікаційний) рівень), ступінь освіти, що здобувається, освітня програма;

джерело фінансування здобуття освіти;

назва факультету (відділення), структурного підрозділу;

форма здобуття освіти;

курс навчання;

навчальна група;

інформація, що міститься у студентському (учнівському) квитку;

інформація, що міститься у сертифікаті з результатом складання єдиного державного кваліфікаційного іспиту;

інформація про академічну мобільність;

інформація, необхідна для формування додатка до диплома європейського зразка;

інформація, що міститься в документі про освіту (науковий ступінь), яку (який) особа здобула за результатами навчання;

для іноземців додатково - категорія, дата прийому на навчання на наступний рівень освіти, інформація, що міститься в документі про визнання документу про освіту, виданого закладами освіти іноземних держав.

IV. Порядок обробки персональних даних

1. Спосіб збирання, накопичення персональних даних

1. Збирання персональних даних працівників здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про державну службу, працю.

Накопичення таких персональних даних здійснюється згідно з вимогами законодавства, зокрема, про державну службу, працю.

Накопичення персональних даних працівників здійснюється за допомогою інформаційної системи управління людськими ресурсами та нарахування заробітної плати Implementation of Human Resources and Payroll Management Information System (HRMIS) та системи IS-pro.

2. Збирання та накопичення персональних даних кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється МОН, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема про державну службу, про працю.

Персональні дані кандидатів на зайняття вакантних посад МОН збираються шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, накопичуються в паперовій та електронній формах.

3. Персональні дані осіб, які звертаються до МОН в порядку, визначеному Законами України «Про безоплатну правову допомогу» та «Про доступ до публічної інформації», збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у зверненнях та запитах на інформацію.

Накопичення персональних даних зазначеної категорії суб’єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

Персональні дані обробляються за допомогою автоматизованої системи та зберігаються на серверах МОН (01135, м. Київ, проспект Берестейський,10).

4. Збирання та накопичення персональних даних працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН здійснюється відповідно до законодавства та накопичуються у паперовій формі.

5. Збирання персональних даних учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, передбаченого законодавством, здійснюється шляхом використання відомостей про осіб, зазначених ними у анкетах, заявках на участь тощо.

6. Збирання та накопичення персональних даних працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, здійснюється шляхом надання копій відповідних документів, у паперовій та/або електронній формах.

7. Персональні дані здобувачів наукових ступенів та вчених звань збираються, накопичуються та впорядковуються відповідно до мети їх обробки. Для формування атестаційних справ третіми особами персональні дані надаються суб’єктами персональних даних добровільно; персональні дані накопичуються у відповідних базах даних для систематизації відомостей про здобувачів наукових ступенів та вчених звань.

8. Збирання та накопичення персональних даних: кандидатів на заміщення членів Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України; кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України; керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників та осіб, які уповноважені на заповнення звітних форм; заявників на участь у конкурсному відборі наукових, науково-технічних робіт та проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу (представників закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств), експертів (представників закладів вищої освіти та наукових установ); кандидатів на здобуття державних стипендій видатним діячам науки та державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні; заявників (фізичні особи) на отримання державного свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи; заявників (представників закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України; керівників учасника конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням, наукових керiвників науково-технiчної (експериментальної) розробки та її авторів, які підписують конкурсну заявку; керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників, головних бухгалтерів, керівників планових підрозділів виконавців договорів, які уповноважені на підписання договорів, додаткових угод до договорів та звітних документів за відповідний етап виконання робіт за договором; керівників (їх заступників) відповідного органу виконавчої влади, Національної академії наук України або національної галузевої академії наук, уповноважених на підписання заявок для участі конкурсному відборі робіт на здобуття Премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій, керівників підприємств, установ, організацій за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, керівників кадрової служби за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, інших осіб, які уповноважені на підписання документів для участі у конкурсному відборі, представників авторського колективу здійснюється у паперовій та електронній формах, в тому числі на оптичних носіях (у форматах *.doc та *.pdf) та скан-копiї (у форматi *.pdf); листування електронною поштою, заповнення гугл-анкет; внесення персональних даних при укладенні договорів.

9. Збирання та накопичення персональних даних окремо визначених представників закладів освіти, державних установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, відбувається виключно за рахунок добровільного надання власниками персональних даних копій паспортних даних та за необхідності реєстраційного номеру облікової картки платника податків (за наявності) (індивідуальний податковий номер) у паперовій та електронній формах.

10. Збирання та накопичення персональних даних фізичних осіб (одержувачів виплат через апарат МОН) та фізичних осіб - підприємців - контрагентів МОН здійснюється через звіти, особові рахунки працівників апарату, платіжні документи у паперовій та електронній формах.

11. Персональні дані запитувачів публічної інформації та кандидатів до складу Громадської ради при МОН збираються та накопичуються у паперовій та електронній формах.

12. Збирання та накопичення персональних даних кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України за видатні заслуги у сфері вищої освіти здійснюється у паперовій та електронній формах.

13. Збирання та накопичення персональних даних учасників конкурсного відбору до Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти здійснюється у паперовій формі.

14. Збирання та накопичення персональних даних учасників конкурсного відбору до Науково-методичної ради та науково-методичних комісій МОН здійснюється у паперовій формі.

15. Суб’єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору персональних даних та про осіб, яким передаються його персональні дані, а також про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, місцезнаходження володільця чи розпорядника персональних даних, у письмовій (електронній або паперовій) формі у повідомленні про обробку персональних даних.

16. Збирання та накопичення персональних даних здобувачів освіти та впорядкування цих персональних даних здійснюється відповідно до їх мети та обробки. Персональні дані надаються суб’єктами персональних даних добровільно та накопичуються у відповідних базах даних для систематизації відомостей про здобувачів загальної середньої, професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти.

2. Строки та умови зберігання персональних даних

1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

2. Персональні дані працівників зберігаються у строк, визначений законодавством, зокрема про державну службу, працю.

3. Персональні дані осіб, які звертаються до МОН в порядку, визначеному законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та «Про безоплатну правову допомогу», зберігаються протягом п’яти років з дати звернення.

4. Персональні дані працівників сфер освіти і науки, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України та відомчими заохочувальними відзнаками МОН зберігаються у строк, визначений законодавством.

5. Персональні дані учасників проєктів та заходів, залучення яких здійснюється за рахунок бюджетних коштів відповідних рівнів бюджету, зберігаються з відповідним пакетом документів (наказ, положення, кошторис) проєкту щодо проведення заходу / реалізації проєкту безстроково/ доки не мине потреба.

6. Персональні дані працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, згідно з законодавством зберігаються протягом п’яти років.

7. Персональні дані фізичних осіб (здобувачів наукових ступенів та вчених звань, членів спеціалізованих вчених рад, наукових консультантів (наукових керівників), опонентів (офіційних опонентів) постійно зберігаються в електронних базах даних у зв’язку з необхідністю підтвердження видачі відповідних документів з дотриманням вимог Закону щодо поширення персональних даних та їх захисту.

8. Персональні дані: кандидатів на заміщення членів Наукового комітету Національної ради України з питань розвитку науки і технологій та Наукової ради Національного фонду досліджень України; кандидатів на посади голови та виконавчого директора Національного фонду досліджень України; керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників та осіб, які уповноважені на заповнення звітних форм; заявників на участь у конкурсному відборі наукових, науково-технічних робіт та проєктів, які фінансуються за рахунок зовнішнього інструменту допомоги Європейського Союзу (представників закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств), експертів (представників закладів вищої освіти та наукових установ); кандидатів на здобуття державних стипендій видатним діячам науки та державних іменних стипендій найкращим молодим вченим для увічнення подій Революції Гідності та вшанування подвигу Героїв України - Героїв Небесної Сотні; заявників (фізичні особи) на отримання державного свідоцтва на право проведення наукової та науково-технічної експертизи; заявників (представників закладів вищої освіти, наукових установ та підприємств, що належать до сфери управління МОН), кандидатів на отримання стипендії Кабінету Міністрів України, іменних стипендій Верховної Ради України та премії Верховної Ради України; керівників учасника конкурсного відбору науково-технічних (експериментальних) розробок за державним замовленням, наукових керiвників науково-технiчної (експериментальної) розробки та її авторів, які підписують конкурсну заявку; керівників наукових установ та закладів вищої освіти, їх заступників, головних бухгалтерів, керівників планових підрозділів виконавців договорів, які уповноважені на підписання договорів, додаткових угод до договорів та звітних документів за відповідний етап виконання робіт за договором; керівників (їх заступників) відповідного органу виконавчої влади, Національної академії наук України або національної галузевої академії наук, уповноважених на підписання заявок для участі конкурсному відборі робіт на здобуття Премії Кабінету Міністрів України за розроблення і впровадження інноваційних технологій, керівників підприємств, установ, організацій за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, керівників кадрової служби за місцем роботи або навчання представників авторського колективу робіт, інших осіб, які уповноважені на підписання документів для участі у конкурсному відборі, представників авторського колективу зберігаються у строк, визначений законодавством у паперовій формі (у робочому кабінеті або у формі архіву у визначеному приміщенні) та в електронній формі на персональному комп’ютері особи, яка здійснює збір та обробку персональних даних, які подаються з конкретного питання, у структурному підрозділі, або на гугл-диску.

9. Персональні дані окремо визначених представників закладів освіти, державних установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, зберігаються у спеціально відведених та облаштованих місцях з обмеженим доступом до них протягом трьох років відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

10. Персональні дані фізичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які співпрацюють з МОН, зберігаються у системі бухгалтерського обліку IS-pro, системі подання звітності MEDOC, архіві - паперовий примірник: звіти - до ліквідації організації, особові рахунки - 75 років, платіжні документи - 3 роки за умови завершення перевірок.

11. Забезпечення збереженості та цілісності персональних даних здійснюється відповідно до вимог розділу V цього Порядку.

3. Внесення змін, видалення або знищення персональних даних

1. Працівники структурних підрозділів МОН, які здійснюють обробку персональних даних в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями, переглядають персональні дані на предмет їх актуальності та достовірності відповідно до законодавства.

2. Зміни до персональних даних вносяться на підставі:

1) вмотивованої письмової вимоги суб’єкта персональних даних;

2) припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

3) рішення суду.

3. Персональні дані видаляються або знищуються у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.

4. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.

5. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:

1) закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

2) припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та МОН, якщо інше не передбачено законом;

3) видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

4) набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

6. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону України «Про захист персональних даних», підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку.

7. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.

8. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта обробляються незаконно або є недостовірними МОН припиняє обробку персональних даних суб’єкта та інформує про це суб’єкта персональних даних.

4. Доступ до персональних даних

1. Працівники, які обробляють персональні дані, мають бути ознайомлені з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.

2. Працівники, які обробляють персональні дані, зобов’язані:

1) запобігати втраті персональних даних та їх неправомірному використанню;

2) не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків (таке зобов’язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених Законом України «Про захист персональних даних»).

Керівники структурних підрозділів МОН, у межах своїх повноважень, забезпечують контроль за виконанням встановлених законодавством вимог із забезпечення захисту персональних даних.

Загальна організація та координація діяльності, пов’язаної з обробкою та захистом персональних даних у МОН, покладається на відповідальну особу, визначену наказом МОН.

3. Відповідальна особа веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних, обробку яких здійснює МОН. Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частин) суб’єктів, які необхідні у зв’язку з виконанням ними своїх професійних чи службових або трудових обов’язків. Такі працівники надають письмове Зобов’язання про нерозголошення персональних даних, за формою згідно з додатком 1.

4. Відомості про працівників МОН, які надали письмове зобов’язання про нерозголошення відомостей, що належать до персональних даних, заносяться до Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних, за формою згідно з додатком 2, в електронній формі (за наявності технічної можливості).

5. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідним працівником.

6. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних або передбачає доступ до іншого переліку персональних даних.

7. Суб’єкт персональних даних має право на одержання від МОН будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

8. Поширення персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

5. Умови передачі персональних даних третім особам

1. Доступ до персональних даних третіх осіб здійснюється відповідно до вимог законодавства.

Про передачу персональних даних третій особі володілець персональних даних протягом десяти робочих днів повідомляє суб’єкта персональних даних, якщо цього вимагають умови його згоди або інше не передбачено законом.

Повідомлення, зазначені вище, не здійснюються у разі:

1) передачі персональних даних за запитами при виконанні завдань оперативно-розшукової чи контррозвідувальної діяльності, боротьби з тероризмом;

2) виконання органами державної влади та органами місцевого самоврядування своїх повноважень, передбачених законом;

3) здійснення обробки персональних даних в історичних, статистичних чи наукових цілях;

4) повідомлення суб’єкта персональних даних відповідно до вимог частини другої статті 12 Закону України «Про захист персональних даних».

2. Передача персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними, здійснюється відповідальними особами лише за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних у випадках, встановлених законом або міжнародними договорами України.

Суб’єкт персональних даних завчасно інформується про передачу його персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними.

V. Заходи забезпечення захисту персональних даних

1. Обробка та захист персональних даних в інформаційних системах МОН здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

2. Обробка персональних даних здійснюється у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Працівники, які відповідно до посадових обов’язків здійснюють обробку персональних даних, допускаються до обробки лише після їх авторизації.

3. В інформаційно-комунікаційних системах забезпечується антивірусний захист та використання технічних засобів безперебійного живлення елементів інформаційної системи.

4. Облік операцій, пов’язаних із обробкою персональних даних суб’єкта та доступом до них, здійснюється МОН відповідно до законодавства.

5. Під час обробки персональних даних повинен забезпечуватися їхній захист від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення, модифікації, знищення, копіювання, поширення.

6. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних підлягають документальній фіксації відповідальною особою.

Така документальна фіксація, а також опис дій працівників на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, надзвичайних ситуацій здійснюється МОН відповідно до законодавства.

7. Відповідальна особа, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці:

1) інформує та консультує володільця персональних даних з питань додержання законодавства про захист персональних даних;

2) взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами його секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних;

3) здійснює заходи, спрямовані на підвищення обізнаності працівників із законодавством у сфері захисту персональних даних, у тому числі проводить систематичні навчання.

Директор департаменту

правового забезпечення

І. Рудик

Додаток 1

до Порядку обробки та захисту

персональних даних, володільцем яких є

Міністерство освіти і науки України

(пункт 3 глави 4 розділу IV)

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

про нерозголошення персональних даних

Додаток 2

до Порядку обробки та захисту

персональних даних, володільцем яких є

Міністерство освіти і науки України

(пункт 4 глави 4 розділу IV)

ЖУРНАЛ

реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

№

з/п

Посада, структурний підрозділ

Прізвище, власне ім’я, по батькові

(за наявності)

Категорія персональних даних, до яких надається право доступу

Дата надання зобов’язання про нерозголошення персональних даних

Дата позбавлення права доступу до персональних даних

Причина позбавлення права доступу до персональних даних

(звільнення, переведення на посаду, виконання обов’язків на якій пов’язане з обробкою персональних даних іншої категорії або не пов’язане з обробкою персональних даних)

Документи та файли

Сигнальний документ — f528699n437.docx від 01.09.23 15:50, 16 кб

Публікації документа

Офіційний вісник України від 29.08.2023 — 2023 р., № 72, стор. 370, стаття 4150, код акта 119671/2023

НАКАЗ від 10.07.2023 № 836 "Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство освіти і науки України". МОН України. 2023

Документи та файли

Публікації документа

МОН України: