МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ 

                            Н А К А З 

                        29.11.2010  N 289 

                                      Зареєстровано в Міністерстві 
                                      юстиції України 
                                      16 грудня 2010 р. 
                                      за N 1269/18564 

     { Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства 
                                            закордонних справ 
       N 119 ( z0438-18 ) від 19.03.2018 } 

         Про організацію та проведення особистого прийому 
        громадян у Міністерстві закордонних справ України 
 

     Відповідно до  статті  22  Закону  України   "Про   звернення 
громадян" (  393/96-ВР ),  Указу Президента України від 07.02.2008 
N 109 ( 109/2008 )  "Про  першочергові  заходи  щодо  забезпечення 
реалізації  та  гарантування конституційного права на звернення до 
органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та  з 
метою  забезпечення  вимог  законодавства  щодо особистого прийому 
громадян керівництвом  Міністерства  закордонних   справ   України 
Н А К А З У Ю: 

     1. Затвердити  Порядок  організації  та проведення особистого 
прийому  громадян  керівництвом  Міністерства  закордонних   справ 
України, що додається. 

     2. Установити,  що керівництво Міністерства закордонних справ 
України - Міністр,  перший  заступник  та  заступники  Міністра  - 
здійснюють  прийом  громадян двічі на місяць:  у перший і останній 
вівторок  з  16.00  до  18.00  години  за  окремим  графіком,   що 
затверджується Міністром закордонних справ України щокварталу.
 

     3. Департаменту   генерального   секретаріату   узагальнювати 
результати  особистого  прийому  і  до  15  числа  наступного   за 
кварталом   місяця   надавати   відповідну  інформацію  заступнику 
Міністра закордонних справ України,  який  координує  і  контролює 
діяльність Департаменту генерального секретаріату. 

     4. Розмістити    інформацію    про    порядок    та    графік 
(з щоквартальним  його  оновленням)  особистого  прийому  громадян 
керівництвом Міністерства закордонних справ України:

     Департаменту консульської  служби   -   у   приміщеннях   для 
консульського прийому громадян;

     Департаменту інформаційної   політики    -    на    офіційній 
веб-сторінці Міністерства закордонних справ України. 

     5. Департаменту  генерального  секретаріату довести цей наказ 
до  відома   керівників   структурних   підрозділів   Міністерства 
закордонних справ України. 

     6. Департаменту генерального секретаріату подати цей наказ на 
державну реєстрацію до Міністерства юстиції України. 

     7. Наказ   Міністерства   закордонних   справ   України   від 
05.08.2004 N  180  (  z1025-04  )  "Про  організацію та проведення 
особистого  прийому  громадян  в  Міністерстві  закордонних  справ 
України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 19.08.2004 
за N 1025/9624, визнати таким, що втратив чинність. 

     8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника 
Міністра  закордонних  справ  України,  який координує і контролює 
діяльність Департаменту генерального секретаріату. 

     9. Цей  наказ  набирає  чинності  з   дня   його   офіційного 
опублікування. 

 Міністр                                              К.І.Грищенко 
 

                                      ЗАТВЕРДЖЕНО 
                                      Наказ Міністерства 
                                      закордонних справ України 
                                      29.11.2010  N 289 

                                      Зареєстровано в Міністерстві 
                                      юстиції України 
                                      16 грудня 2010 р.
 
                                      за N 1269/18564 
 

                             ПОРЯДОК 
      організації та проведення особистого прийому громадян 
       керівництвом Міністерства закордонних справ України 
 

     1. Цей Порядок відповідно до статті 22  Закону  України  "Про 
звернення  громадян" ( 393/96-ВР ) та Указу Президента України від 
07.02.2008 N 109  (  109/2008  )  "Про  першочергові  заходи  щодо 
забезпечення  реалізації  та гарантування конституційного права на 
звернення  до  органів  державної  влади  та   органів   місцевого 
самоврядування"   визначає   основні   вимоги  до  організації  та 
проведення особистого прийому громадян  керівництвом  Міністерства 
закордонних справ України (далі - МЗС). 

     2. Особистий  прийом  громадян  в МЗС здійснюється Міністром, 
першим заступником та заступниками Міністра за попереднім  записом 
відповідно до затвердженого графіка прийому громадян з питань,  що 
належать до компетенції МЗС. 

     3. Графік   прийому   громадян    затверджується    Міністром 
закордонних  справ України щокварталу і розміщується в приміщеннях 
МЗС у  доступному  для  вільного  огляду  місці  та  на  офіційній 
веб-сторінці МЗС. 

     4. Попередній   запис   на   особистий   прийом  здійснюється 
відповідальним працівником Департаменту генерального  секретаріату 
в  установлений  графіком день з 14.00 до 15.00 години на підставі 
безпосереднього   звернення   заявника    або    його    законного 
представника. 

     5. Відповідальна   особа,   яка   здійснює  попередній  запис 
громадян на особистий прийом:

     з'ясовує прізвище,   ім'я,   по  батькові,  місце  проживання 
(реєстрації) громадянина,  короткий зміст порушеного  питання,  до 
яких  посадових  осіб  чи органів дипломатичної служби України вже 
звертався  громадянин  і  яке  було   прийнято   рішення,   вивчає 
матеріали,  що  подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв 
(клопотань),  скарг  або  пропозицій  (зауважень),  та  подає   цю 
інформацію посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом;

     забезпечує добірку матеріалів з питання,  що розглядатиметься 
(попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду);

     забезпечує направлення   звернення,   що   подано   під   час 
особистого  прийому,  структурному  підрозділу  МЗС  відповідно до 
компетенції;

     здійснює консультації   та   роз'яснення  для  громадян  щодо 
порядку вирішення порушених питань.

     Не допускається  з'ясування відомостей про особу громадянина, 
які не стосуються звернення.
 

     6. У разі  необхідності  відповідальна  особа,  яка  здійснює 
попередній  запис  громадян  на  особистий  прийом,  може вимагати 
документ, що засвідчує особу заявника або підтверджує повноваження 
на представництво інтересів іншої особи. 

     7. Запис  на  повторний прийом з питань,  що вже розглядались 
керівництвом  МЗС,  здійснюється  у  тому  випадку,   коли   перше 
звернення не було розглянуто по суті.

     При повторному зверненні громадянина розглядаються  попередні 
матеріали  з  порушеного  питання,  з'ясовуються причини,  що його 
викликали, та надаються необхідні роз'яснення. 

     8. Під час здійснення особистого прийому громадян можуть бути 
присутні   їхні   представники,   повноваження  яких  оформлено  в 
установленому порядку,  та/або особи,  які перебувають у  родинних 
відносинах з цими громадянами. 

     9. Прийом   громадян,   які   визнані   судом  недієздатними, 
здійснюється за присутності їх законних представників. 

     10. Прийом  жінок,  яким  присвоєно  почесне  звання  України 
"Мати-героїня",   інвалідів   Великої  Вітчизняної  війни,  Героїв 
Соціалістичної Праці,  Героїв Радянського  Союзу,  Героїв  України 
проводиться в першочерговому порядку.

     Особлива увага  приділяється  вирішенню  проблем,   з   якими 
звертаються  ветерани  війни та праці,  інваліди,  громадяни,  які 
постраждали  внаслідок  Чорнобильської   катастрофи,   багатодітні 
сім'ї,   одинокі   матері   та   інші  громадяни,  які  потребують 
соціального захисту і підтримки. 

     11. Прийом  іноземних  громадян  та  осіб  без   громадянства 
здійснюється  на  загальних підставах,  у разі потреби - за участю 
перекладача. 

     12. Усі звернення громадян,  подані  на  особистому  прийомі, 
реєструються у встановленому порядку.

     У разі  якщо  порушене  громадянином  питання   вирішити   на 
особистому  прийомі  неможливо  через  складність  і  необхідність 
додаткового вивчення, до розгляду береться письмова заява.

     Подана громадянином  на  особистому  прийомі  письмова  заява 
розглядається  у   порядку,   встановленому   законодавством   про 
звернення громадян. 

     13. Про   результати   розгляду  звернення  громадянина  йому 
повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

     Письмова відповідь  на  звернення,  подане під час особистого 
прийому,  надається за підписом посадової особи,  яка  здійснювала 
цей  прийом,  а  у  разі  відсутності  -  особою,  яка  виконує її 
повноваження. 

     14. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не 
входить  до компетенції органів дипломатичної служби,  то посадова 
особа,  яка здійснює  прийом,  рекомендує  громадянину,  до  якого 
органу   державної  влади  або  органу  місцевого  самоврядування, 
підприємства,  організації чи установи  необхідно  звернутися  для 
його вирішення,  і, по можливості, повідомляє їх місцезнаходження, 
номери телефонів, інші довідкові дані. 

     15. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом громадян, у 
своїй  діяльності  керується  Конституцією України ( 254к/96-ВР ), 
Законами України "Про звернення  громадян"  (  393/96-ВР  ),  "Про 
державну службу"   (   3723-12   ),   "Про   дипломатичну  службу" 
( 2728-14 ),  Указом  Президента  України  від  07.02.2008  N  109 
( 109/2008 ) "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації 
та гарантування конституційного  права  на  звернення  до  органів 
державної  влади та органів місцевого самоврядування",  Положенням 
про   Міністерство   закордонних   справ   України,   затвердженим 
постановою Кабінету   Міністрів   України  від  12.07.2006  N  960 
( 960-2006-п ), та цим Порядком. 

     16. Посадова  особа  зобов'язана  забезпечити   прийом   усіх 
громадян  відповідно  до  попереднього запису з урахуванням правил 
внутрішнього  трудового  розпорядку  МЗС  та   часу,   визначеного 
графіком прийому громадян. 

     17. Посадова  особа,  яка здійснює особистий прийом громадян, 
для   забезпечення   кваліфікованого    розв'язання    поставлених 
відвідувачем питань залучає до їх розгляду працівників відповідних 
структурних підрозділів МЗС. 

     18. Дані  про  особу  громадянина,  який  звернувся  до  МЗС, 
стислий  зміст питань,  з якими він звернувся,  а також результати 
їхнього розгляду записуються у журналі обліку  особистого  прийому 
громадян  керівництвом  Міністерства  закордонних справ України за 
встановленою формою згідно з додатком. 

     19. Контроль  за  дотриманням  термінів  розгляду   звернень, 
прийнятих  під час особистого прийому,  здійснюється Департаментом 
генерального секретаріату. 

     20. Міністр  закордонних  справ  України  як  член   Кабінету 
Міністрів України здійснює особистий прийом громадян відповідно до 
Порядку організації та проведення особистого  прийому  громадян  у 
Кабінеті  Міністрів  України,  затвердженого  постановою  Кабінету 
Міністрів України від 12.10.2010 N 924 ( 924-2010-п ). 

 Директор Департаменту 
 генерального секретаріату                             А.Н.Діденко 
 

                                      Додаток 
                                      до Порядку організації 
                                      та проведення особистого 
                                      прийому громадян 
                                      керівництвом Міністерства 
                                      закордонних справ України 
 

                              ЖУРНАЛ 
                обліку особистого прийому громадян 
       керівництвом Міністерства закордонних справ України 
 

------------------------------------------------------------------------------
| N |  Дата |  Хто  | Прізвище, ім'я, |Порушені питання|   Кому   |Результати|
|з/п|прийому|приймає|   по батькові,  |----------------| доручено |розгляду, |
|   |       |       | місце проживання|короткий|індекси| розгляд, |  індекс, |
|   |       |       | чи місце роботи,|  зміст |питань |  зміст   |   дата   |
|   |       |       |    категорія    |        |       |доручення,|одержання |
|   |       |       |(соціальний стан)|        |       |строк     |відповіді |
|   |       |       |   громадянина   |        |       |виконання |   від    |
|   |       |       |                 |        |       |          |виконавця |
|---+-------+-------+-----------------+--------+-------+----------+----------|
| 1 |   2   |   3   |        4        |    5   |   6   |    7     |    8     |
------------------------------------------------------------------------------